L'ambito di un progetto è l'insieme dei processi necessari per terminare il progetto. In questo senso, processi come la sua progettazione, esecuzione e controllo. L'ambito è stabilito dalle parti interessate nel progetto.
Quando un'organizzazione pensa a un progetto, deve fare alcune valutazioni preliminari. È il caso della valutazione finanziaria del progetto, delle valutazioni legali, ambientali, sociali, economiche, ecc. Fino a quando, infine, e dopo aver ottenuto risultati favorevoli in queste valutazioni descritte, si decide di avviare il progetto.
Ma oltre all'evoluzione, avviare un progetto significa anche definire quale sarà il raggio di azione del progetto, oltre a tutto ciò che è necessario per eseguirlo. Per questo motivo è importante conoscerne la portata e definirla in anticipo.
Ambito degli obiettivi
Un progetto può essere da un metodo per risolvere un problema, migliorare la situazione di un'organizzazione, all'investimento intrapreso in qualcosa che, in futuro, porterà benefici. Ma è importante sapere che il progetto non risolverà tutti gli aspetti dell'organizzazione, ma solo quelli in cui sono correlati i suoi obiettivi.
Ad esempio, se un'azienda decide di costruire un nuovo magazzino per lo stoccaggio delle scorte, questo progetto risolverà problemi di spazio, capacità di stoccaggio, produzione (perché avendo più spazio per immagazzinare, può produrre un po' di più), e una distribuzione più rapida.
Ciò è dovuto al maggiore stock disponibile, che consentirà di spedire i prodotti con maggiore frequenza. Tuttavia, questo progetto non deve influire sulla qualità dei prodotti che vengono fabbricati, poiché i suoi obiettivi sono legati allo stock, allo spazio e allo stoccaggio. Ma non nella precedente catena di produzione.
Ambito delle parti interessate
L'ambito del progetto è un processo che viene pianificato con le persone interessate al progetto, sia perché vi partecipano direttamente (ingegneri, contabili, supervisori e dirigenti), sia perché finanziano questo progetto.
Definire l'ambito degli stakeholder è importante in quanto definisce come e quando parteciperanno al progetto.
- Ingegneri in fase di progettazione e supervisione.
- Contabili durante l'esecuzione per il controllo delle spese;
- Supervisori durante la fase di esecuzione del compito
- E investitori prima, durante e dopo, ma solo per motivi di responsabilità.
Questo permette al progetto di non intervenire eccessivamente con apprezzamenti personali, lasciando che ogni partecipante partecipi nel modo che gli corrisponde.
Ambito delle attività
Le attività del progetto, dalla sua fase di ideazione, progettazione, esecuzione, alla fase di chiusura, devono essere definite da un elenco e successiva programmazione, con i rispettivi responsabili, risorse finanziarie e operative necessarie. In questo senso, un diagramma di Gantt o strumenti software di gestione dei progetti possono essere utilizzati per monitorare meglio ogni fase.
L'ambito delle attività consente, a sua volta, di delimitare i tempi del progetto, le persone necessarie e le risorse finanziarie e non per realizzarlo.
La portata del progetto può essere modificata?
Certo che si. Ed è molto probabile che un progetto richieda modifiche nel suo ambito, poiché è molto difficile stabilire una linea di base completamente assertiva, perché le attività e le risorse sono pianificate senza conoscere le eventualità che possono apparire.
L'importante in questo senso è che tutte le parti interessate partecipino nuovamente alle modifiche all'ambito del progetto, al fine di dare la loro approvazione ed essere a conoscenza della nuova programmazione e degli adeguamenti.
Tuttavia, non è un buon segno apportare troppe modifiche alla portata di un progetto, poiché mostra che c'erano molti aspetti che non erano previsti. Pertanto, è la causa di un'incapacità tecnica di pianificazione.
In questo senso, si raccomanda che nello studio dell'ambito di un progetto, se le parti interessate non hanno sufficiente esperienza per definirlo, si incorpori un esperto del settore o progetti simili, che esprima il loro apprezzamento e le loro raccomandazioni. Anche in questo modo possiamo ridurre al minimo i rischi di dover modificare costantemente il progetto. Ebbene, se così fosse, con ciò si incorrerebbe nel consumo di più risorse, allo stesso tempo si allungherebbero i tempi per il loro completamento e l'ottenimento dei benefici.
Responsabilità nell'ambito di un progetto
Un principio nel controllo di gestione è stabilire le persone responsabili di ciascuna linea strategica. Pertanto, nella gestione del progetto è importante sapere chi sarà responsabile di ogni fase. In questo modo è possibile richiedere report per il follow-up della gestione del progetto. E, inoltre, saremo in grado di sapere se viene eseguito correttamente nella marcia del ciclo del progetto.
I responsabili sono quelli che potranno avvertire se è necessaria un'estensione nel tempo, un aumento di risorse o persone.
In breve, lo scopo di un progetto è una struttura preliminare di tempo, risorse, persone, obiettivi e risultati attesi del progetto, che si sviluppa con un gruppo di persone che partecipano e/o ne beneficeranno.
Sebbene l'ambito del progetto possa subire modifiche, è consigliabile pianificarlo in modo flessibile e con una visione realistica della sua esecuzione e dei risultati. L'obiettivo è quello di non subire delusioni non previste con sufficiente rigore tecnico.