Il personale amministrativo è il personale impiegato in una società, preposto all'amministrazione di detta società. Pertanto, i suoi compiti includono quelli di ordinare, organizzare e sistemare le diverse questioni che sono sotto la sua responsabilità.
Il personale amministrativo, quindi, sono quelle persone che si dedicano alla gestione quotidiana dell'azienda e di tutte le attività che essa comporta.
Di solito riportano direttamente alla direzione generale o secondaria, a seconda del loro lavoro.
Principali mansioni del personale amministrativo
I compiti del personale amministrativo sono diversi, ma ci concentreremo su alcuni dei più rilevanti.
- Tutti quelli legati alla gestione quotidiana: Scartoffie di documenti, redazione di relazioni o note contabili.
- Supporto alla gestione: In questo caso possiamo includere tutte le attività necessarie per aiutare la direzione nel suo lavoro quotidiano. Ad esempio, la preparazione di documenti.
- l'attenzione del pubblico: Tendono anche a svolgere compiti di clientela o di servizio pubblico. Da quello in presenza e personalizzato, a quello fatto tramite email o piattaforme digitali.
- Coordinamento con altri reparti: Il personale amministrativo tende a interagire in modo interdipartimentale, in modo che tutti siano immersi in un processo che coinvolge l'intera organizzazione.
Selezione e formazione del personale amministrativo
Una volta chiarito il concetto e i diversi obblighi del personale amministrativo, è il momento di selezionarlo e, se del caso, formarlo.
La selezione
Per quanto riguarda il processo di selezione, devono essere presi in considerazione i seguenti punti:
- Prima di tutto, è necessario stabilire chiaramente i processi di selezione, i titoli minimi e gli altri requisiti per accedere alla posizione.
- Eseguita questa fase, i candidati vengono selezionati. È conveniente eseguire test oggettivi come esami e soggettivi, ad esempio colloqui personali.
- Da questo momento in poi, una volta scelta la persona giusta, dovrebbe essere chiaramente indicato quali saranno le sue responsabilità. Inoltre, dovresti sapere chi sono i tuoi capi immediati e le procedure per presentare reclami o suggerimenti.
La formazione
Per quanto riguarda la formazione, è necessario considerare quanto segue:
- Nella maggior parte dei casi, è solitamente richiesta una certa qualifica preventiva, come cicli di formazione professionale o titoli universitari.
- D'altra parte, la formazione complementare sul posto di lavoro è essenziale. Il personale deve essere formato in competenze specifiche relative alla propria posizione.
- Per questo motivo la formazione preventiva deve essere abbinata a quella direttamente correlata alle attività da svolgere. La prima è la base su cui si sviluppa la seconda.
Esempio di personale amministrativo
Per finire, diamo un'occhiata ad alcuni esempi in diversi tipi di organizzazioni.
- Il personale preposto all'attenzione al pubblico in un consiglio comunale, in un'amministrazione regionale o statale.
- Quegli operatori che lavorano conducendo sondaggi.
- Le persone che servono i clienti in una compagnia telefonica.
- Il supporto amministrativo in un dipartimento finanziario.
- cassieri di banca.
