Un documento commerciale, o documento commerciale, è un titolo che viene rilasciato, per iscritto, per attestare una transazione commerciale o commerciale effettuata tra due parti.
Pertanto, ciò che cerca è registrare per iscritto ciò che è accaduto in un'operazione. In esso saranno esposte le condizioni pattuite ed ogni altra informazione di interesse. Naturalmente, le informazioni delle parti devono apparire in modo chiaro e dettagliato.
Ragioni per l'uso e requisiti di un documento commerciale
Ci sono diversi motivi per usarli. I più importanti sono i seguenti:
- I primi, già citati, registrano l'accordo. Ciò è essenziale, poiché, se tutto è scritto, faciliterà il lavoro dei giudici; in caso di ricorso ai tribunali. Pertanto, nei rapporti d'affari, è meglio che tutto sia chiaro e conciso.
- Il secondo è una giustificazione per registrare un'operazione. Senza di essi, da un punto di vista giuridico, non sarebbe possibile effettuare le scritture contabili.
- In terzo luogo, il rapporto tra le parti è chiaramente stabilito per iscritto. In questo modo vengono dettagliati i diritti e gli obblighi di ciascuno.
Per quanto riguarda i requisiti di un documento commerciale, questi sarebbero i seguenti:
- Nome, che definisce il tipo di documento commerciale.
- Emissione, effetto o data di scadenza.
- Un numero d'ordine, che ne consente l'ordinazione e l'archiviazione.
- Dati dei soggetti coinvolti nell'operazione.
- Concetti dettagliati e quantità. La cifra deve essere scritta in lettere e numeri.
- Concept e dettagli della transazione.
- Firma delle parti o dei loro autorizzati.
Tipi di documenti aziendali
Esistono tre principali gruppi di classificazione per un documento commerciale.
- In primo luogo, a seconda che intervenga o meno un notaio pubblico (notaio) abbiamo il privato e il pubblico. Nei primi è necessaria solo la firma delle parti e nei secondi devono essere elevati ad atto pubblico.
- In secondo luogo, ci sarebbero quelli informativi e di supporto. La differenza è che il primo contiene informazioni commerciali rilevanti e il secondo riflette un'operazione di pagamento monetario.
- Infine, avremmo il negoziabile e il non negoziabile. I primi rappresentano un'obbligazione di pagamento e possono essere convertiti in denaro. Inoltre, puoi fare affari con loro. Questi ultimi sono solo un supporto informativo o transazionale.
Esempi di documenti commerciali
Per finire, diamo un'occhiata ad alcuni esempi e come potremmo classificarli.
- Una bolla di consegna o una bolla di consegna: Dettaglia la merce consegnata al cliente e, se del caso, le condizioni di vendita. Di solito è il passaggio prima dell'emissione della fattura. Sarebbe non negoziabile, privato e informativo.
- Una fattura: Consiste in un documento che riflette una transazione di vendita e acquisto e le sue condizioni. Sarebbe non negoziabile, privato e informativo.
- Un controllo: consente al destinatario di ottenere contanti dalla banca del pagatore. Saremmo di fronte a un documento negoziabile, poiché può essere avallato. Inoltre, sarebbe privato e di supporto (la fattura è il documento originale).
- Ricevuta: È una prova del pagamento di un debito ed esonera parzialmente o totalmente il debitore. Sarebbe non negoziabile, privato (anche se può essere elevato al pubblico) e di sostegno, poiché il documento originale sarebbe quello del debito.
- Come ultimo esempio, un altro documento commerciale sarebbe la cambiale.: Questo differisce dall'assegno in quanto ha una data di scadenza. Chi lo riceverà non potrà ritirarlo prima di tale data. Sarebbe negoziabile, privato e solidale.