L'analisi di processo è una metodologia che descrive le diverse fasi che compongono un processo.
È importante notare che analizzare ciascuna delle fasi del processo è essenziale perché alcune aggiungono valore e altre producono solo rifiuti. L'analisi consente di identificare quei passaggi che sono negativi per il funzionamento dell'azienda. Ciò che si cerca quando si conduce un'analisi di processo è ridurre o eliminare i passaggi che producono rifiuti.
D'altra parte, conoscere e capire come funzionano i processi aiuta a migliorare e garantire la competitività dell'azienda. Questo, poiché consente di esaminare in modo generale come stanno operando i processi e si possono ottenere anche dati numerici. Questi dati forniscono indicatori del tempo necessario per il processo, della quantità di rifiuti, del numero di persone coinvolte e del costo richiesto.
In definitiva, ciò che si cerca quando si esegue un'analisi di processo è separare i passaggi che compongono i processi. Quindi, studia ogni passaggio separatamente, per determinare finalmente se funziona correttamente o, in caso contrario, cerca modi per migliorarli.
Concetti importanti nell'analisi di processo
Innanzitutto, i concetti più significativi da padroneggiare per comprendere meglio un'analisi di processo sono:
Che cos'è un processo?
Un processo è un insieme di passaggi o attività relative allo scopo di raggiungere un determinato risultato. Ogni processo prevede una serie di input, che vengono trasformati per ottenere output. Gli output corrispondono al risultato finale o previsto.
Che cos'è l'analisi?
Ora, l'analisi è un metodo che consiste nell'identificare i componenti che compongono un tutto o un'unità. Quindi procediamo a separare ciascuno dei componenti. Ogni componente deve essere esaminato nel dettaglio per conoscerne le caratteristiche, la natura e il funzionamento.
Passi per sviluppare un'analisi di processo
I passaggi principali per eseguire un'analisi di processo sono i seguenti:
1. Identificazione dei processi
Per iniziare a condurre un'analisi di processo, è necessario prima identificare i processi che causano un problema. Questo, al fine di migliorarli. I processi che devono essere migliorati saranno quelli che non soddisfano gli obiettivi stabiliti.
2. Nominare il team di lavoro
Dopo che i processi da migliorare sono stati identificati, il passo successivo è designare il gruppo di persone che dovrebbero esaminarli e analizzarli. La cosa più appropriata sarà scegliere quelle persone che conoscono i processi o sono ad essi collegati.
Il gruppo di lavoro deve essere composto da:
- Una persona che assume il ruolo di leader della squadra.
- Un dirigente della società che ha capacità decisionali.
- Un gruppo di lavoratori che hanno familiarità con il processo.
- I lavoratori di altri reparti che desiderano monitorare da vicino i miglioramenti.
3. Creare un diagramma di processo
Successivamente, viene redatto un diagramma di processo. Questo diagramma semplifica la visualizzazione grafica del processo da migliorare. Il diagramma consente di comprendere il processo in modo semplice e di ritenere ogni membro del team responsabile delle attività che deve svolgere. In questo passaggio è conveniente definire le date di inizio e di fine dell'analisi del processo.
4. Conoscere la situazione attuale del processo
Questo passaggio consente di sapere come si sta sviluppando un processo. Successivamente, si deve ricercare il modo ottimale per implementarlo in modo da ottenere risultati migliori. Per ottenere un miglioramento del processo è importante conoscere le opinioni dei lavoratori coinvolti. È inoltre necessario rivedere i dati numerici dell'efficienza del processo, qual è l'obiettivo finale del processo e gli ostacoli che possono incidere su di esso.
5. Determinare gli aspetti da migliorare
Dopo aver conosciuto le prestazioni attuali del processo, è importante determinare quali sono gli aspetti che devono essere migliorati. Gli aspetti da migliorare devono essere correlati con gli obiettivi attesi del processo.
6. Riprogettare il processo migliorato
Infine, dopo aver eseguito tutti i passaggi precedenti, il nuovo processo migliorato viene ridisegnato. Questa riprogettazione può essere eseguita con tutte le informazioni ottenute durante i passaggi sopra menzionati. La riprogettazione del nuovo processo dovrebbe essere focalizzata sul raggiungimento degli obiettivi. Se gli obiettivi previsti vengono raggiunti, l'analisi ha successo e l'azienda funzionerà in modo più efficiente.
Vantaggi di condurre un'analisi di processo
Indubbiamente, l'obiettivo di condurre un'analisi di processo non è solo la raccolta di dati e informazioni. L'importante è che i dati e le informazioni ottenute possano essere utilizzate per apportare i corrispondenti e necessari miglioramenti ai processi. Altrimenti sprecheresti solo tempo, fatica e risorse.
I vantaggi che si possono ottenere con l'utilizzo di questa metodologia sono:
- Migliorare la qualità dei processi.
- Aumentare l'efficienza dell'azienda.
- Ridurre i costi dei processi implementati.
- Semplifica il lavoro e le attività.
- Rendi il lavoro in generale più efficiente e sicuro.
Tipi di analisi di processo
I due tipi più importanti di analisi di processo sono:
- Analisi delle attività di processo: Nell'analisi delle attività di processo, l'obiettivo principale sono le attività e i compiti che le persone svolgono. Pertanto, la cosa più importante in questa analisi sono le persone o ciò che fanno.
- Analisi dei prodotti di processo: L'analisi del prodotto si concentra su cosa può essere fatto a un oggetto. La cosa più importante è l'oggetto o cosa si può fare su di esso.
Naturalmente, nell'analisi è possibile trovare l'ordine dei passaggi dell'intero processo. Questi passaggi e il loro ordine corrispondente possono essere rappresentati graficamente utilizzando una simbologia specifica.
Foglio di lavoro per l'analisi del processo
In genere, per eseguire un'analisi di processo, è possibile utilizzare un semplice foglio che deve avere le seguenti colonne:
- Numero: Qui viene annotato il numero corrispondente a ciascuna delle fasi del processo, secondo l'ordine richiesto.
- Passaggi: La colonna dei passaggi viene utilizzata per registrare e descrivere ciascuno dei passaggi che devono essere seguiti in un processo.
- Flusso: La simbologia utilizzata per visualizzare il flusso del processo è posta nella colonna del flusso.
- Tempo metereologico: In questa colonna viene utilizzata un'unità di misura del tempo adeguata per registrare le prestazioni di ciascuna fase.
- Simboli grafici: In questa sezione, l'ordine corretto di ciascuna delle fasi del processo è rappresentato da simboli.
Il foglio di lavoro per l'analisi del processo sarà rappresentato come segue:
Per finire, concludiamo dicendo che l'analisi di processo è una metodologia molto utile per qualsiasi azienda, poiché quando viene effettuata un'analisi di processo adeguata, è molto facile identificare e valutare tutti i passaggi soggetti a miglioramento nei processi che presentano qualche tipo di problema. Inoltre, aiuta a prendere decisioni per implementare la riprogettazione dei processi che devono essere migliorati affinché gli obiettivi possano essere raggiunti.