Un dipartimento è un'unità funzionale, che ha assegnato persone, risorse e responsabilità nel processo produttivo di un'azienda.
Ogni azienda ha una struttura funzionale, che definisce responsabilità e funzioni che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi e che insieme realizzano la missione dell'organizzazione e la visione a lungo termine.
Questa struttura, a sua volta, ha unità che operano con le proprie risorse, i propri obiettivi e le proprie squadre di lavoro. Interconnessione in alcune parti del processo produttivo con altre unità operative per consegnare un prodotto finale; queste unità sono dipartimenti.
Reparti di un'azienda
I reparti di un'azienda ospitano le aree necessarie al suo funzionamento e, in via elementare, si possono almeno identificare:
- Dipartimento delle Risorse Umane: È responsabile dei processi relativi ai lavoratori dell'azienda, dalle fasi di assunzione e selezione, fino alla loro cessazione. Ciò include i processi di formazione interna, la registrazione degli stipendi e dei giorni di riposo, le ferie legali e i benefici.
- Ufficio contabilità e finanza: È incaricato di registrare quotidianamente gli eventi economici dell'organizzazione, nonché di condurre analisi periodiche degli indicatori finanziari, fornendo avvisi alla direzione generale sui possibili rischi. Un esempio di questi rischi sono gli scostamenti tra debiti e crediti.
- Reparto operazioni e logistica: È responsabile della produzione di beni e servizi dell'azienda, nonché della loro distribuzione. Si potrebbe definire qualcosa come “il cuore” dell'azienda, poiché ciò che i clienti consumeranno si svolge qui. La gestione del reparto è la più dinamica di tutte, poiché risponde alla domanda e alle tendenze del mercato.
- Dipartimento commerciale: Si occupa della vendita e del raggiungimento degli obiettivi dell'azienda, attraverso strategie di marketing, pubblicità e vendita. Questo dipartimento partecipa al processo che precede l'elaborazione dei prodotti, attraverso lo studio di mercato, rilevando opportunità di business e, successivamente, posizionando le proprie vendite fino a raggiungere il posizionamento del marchio.
- Amministrazione o direzione generale: È responsabile del monitoraggio globale dell'organizzazione, nonché della definizione degli obiettivi dell'azienda per un periodo (ad esempio, per il 2021). La direzione generale risponde alle esigenze dei diversi reparti, facilitandone il lavoro fino al raggiungimento degli obiettivi. Si tratta quindi di un dipartimento agile e molto preparato, in cui i professionisti devono avere una conoscenza generale di ogni campo di azione per interpretare i report finanziari e commerciali e comprendere i processi produttivi.
Articolazione dipartimentale
Indipendente dalla struttura dell'organizzazione; Che sia più gerarchico e verticale, o più collaborativo e orizzontale, i dipartimenti, sì o sì, devono lavorare insieme in una certa misura.
Questo perché ci sono dipendenze in un processo che è responsabile delle risorse, delle scadenze e degli obiettivi da soddisfare.
Esempi di articolazioni dipartimentali
Per essere più chiari, ecco alcuni esempi di articolazione tra i reparti:
- Reparto contabilità e finanza con reparto risorse umane: Come potrebbe il reparto contabilità e finanza sapere quanto dovrebbe pagare un dipendente alla fine del mese, se le risorse umane non hanno segnalato le presenze e/oi permessi che quel dipendente ha avuto durante quel mese? Quindi quella linea di comunicazione interna tra i due reparti è necessaria.
- Reparto risorse umane con reparto commerciale: Come si svolge il processo di reclutamento e selezione dei fornitori, se l'ufficio commerciale non fornisce il profilo necessario per una vendita efficace? Devono comunicare!
- Ufficio commerciale e reparto operativo: Come farà il reparto operativo a sapere quanto produrre, se il reparto commerciale non ha fatto la proiezione delle vendite? Tali informazioni sono fondamentali per evitare l'esaurimento o l'eccesso di scorte.
Come puoi vedere, i reparti tendono ad avere, in parte, una vita propria nella gestione aziendale. Tuttavia, questo non ha alcun senso se quel lavoro non è collegato al resto del legame produttivo. Insieme fanno guadagnare forza all'azienda e ottenere un impatto sul mercato, e quindi, sulle persone.
Per realizzare queste comunicazioni tra i reparti, la tecnologia offre una serie di software gestionali (ERP), dove l'informazione è istantanea e quindi snellisce processi che altrimenti sarebbero molto lenti.
Tuttavia, la componente umana e le relazioni tra persone di diversi reparti completeranno i canali di comunicazione. Generando così dipendenze molto più amichevoli tra i clienti interni dell'organizzazione.