Un pagamento è il pagamento di una somma di denaro destinata ad estinguere un'obbligazione. Mentre la spesa è volontaria, dal momento che possiamo consumare o meno, il pagamento è quella somma di denaro che manterrà un'obbligazione.
Per spesa si intende una diminuzione del patrimonio netto dovuta all'acquisto di un bene o alla domanda di un servizio. È iscritto a conto economico. Quando si parla di spesa si parla in termini economici.
D'altra parte, un pagamento significa un'uscita di denaro per l'acquisto di un bene o la domanda di un servizio. È iscritto in bilancio. Quando si parla di pagamento si parla di termini finanziari.
È molto importante differenziare questi concetti per mantenere una corretta contabilità aziendale.
Esempio della differenza tra spesa e pagamento
Per renderlo più chiaro, vedremo il seguente esempio:
Un'azienda di giocattoli acquista 1000 kg di plastica da un fornitore per realizzare un nuovo giocattolo per bambini al prezzo di 1 €/kg. Da qui, possiamo trovarci in due situazioni, che il pagamento sia dilazionato o in contanti. In caso di pagamento dilazionato, tale acquisto comporterà una spesa di € 1000. Pertanto, produrrà una diminuzione del tuo patrimonio. Ora, acquistare a termine significa che probabilmente lo ripagherai in 30, 60 o 90 giorni, a seconda dell'accordo con il fornitore. Per questo non è un pagamento ma una spesa. Se l'acquisto avviene verso la fine dell'anno, è possibile che il pagamento dei 1000€ avvenga l'anno successivo. Quando l'azienda di giocattoli finalmente paga l'acquisto della plastica, possiamo dire che il pagamento è avvenuto perché c'è stato un deflusso di cassa, cioè una diminuzione della tesoreria dell'azienda.
Da questo esempio possiamo estrarre le seguenti osservazioni:
- Una spesa non deve essere un pagamento, né viceversa.
- È possibile che una spesa e un pagamento avvengano contemporaneamente. Questo accadrà quando il pagamento è in contanti.
In sintesi, una spesa non significa che l'azienda paghi il bene o il servizio acquistato, verrà effettuata solo la corrispondente registrazione contabile, ma non come pagamento - a meno che non fosse in contanti - mentre un pagamento avviene quando l'azienda paga - valore la ridondanza - per il bene o servizio acquistato, sia in contanti, che tramite assegno o bonifico bancario.
È anche molto importante conoscere la differenza tra reddito e raccolta.