Una mappa dei processi è un diagramma che consente di visualizzare graficamente tutti i processi che vengono eseguiti all'interno di un'organizzazione e le loro interrelazioni.
Certamente il diagramma permette di osservare tutti i processi che si sviluppano all'interno di un'azienda. Allo stesso modo, le fasi che compongono ciascuno dei processi in modo specifico. Con ciò si ottiene la visione congiunta di tutti gli aspetti relativi a ciascun processo.
Inoltre, puoi vedere tutte le interrelazioni tra le fasi di ogni processo. Così come i collegamenti tra tutti i processi, il tutto riflesso in un unico grafico che è la mappa dei processi.
In altre parole, il grafico presenta la visualizzazione generale del sistema come è organizzata l'intera azienda. Questo, attraverso i suoi processi e le sue interrelazioni.
Passaggi per creare una mappa dei processi
I passaggi più importanti per creare una mappa di processo sono:
1. Delimitazione dei processi
Come tutti sappiamo, un processo può essere molto esteso, quindi è conveniente fare una delimitazione corretta. Ciò implica che quando si delimita un processo, si deve elaborare uno schema che raccolga tutti gli elementi del sistema da rappresentare. Lo schema consente di visualizzare in modo semplice e chiaro questo lungo processo.
2. Identificazione degli elementi
D'altra parte, un elemento è tutto ciò che può influenzare un processo e il sistema nel suo insieme. Possono essere aspetti come l'infrastruttura dell'azienda, nonché gli elementi necessari all'ingresso e all'uscita di ogni processo. La mappa del processo mostra tutti questi elementi e le relazioni che si instaurano tra di loro.
3. Identificazione della linea operativa
Analogamente, l'individuazione della linea operativa o funzionale consente di osservare la sequenza che deve essere seguita per lo svolgimento di ogni processo. Per questo motivo nella mappa di processo è possibile stabilire la struttura e i percorsi che devono essere seguiti nella linea operativa.
4. Aggiungi processi di supporto
Naturalmente, i processi di supporto possono aiutare il funzionamento della linea operativa e gestionale. Tutti i processi di supporto aiutano a migliorare le prestazioni dell'intero sistema, motivo per cui è necessario adeguarli alla linea operativa. I processi di supporto sono generalmente attività amministrative.
5. Aggiungi processi che influiscono sul sistema
Piuttosto, ci sono processi all'interno di un'organizzazione che possono influenzare le prestazioni dell'intero sistema. Pertanto, in questa fase, vengono aggiunti tutti gli organi funzionali all'interno del processo che interessano l'intero sistema. Potrebbero essere aree come il feedback e la qualità che influiscono sull'intero processo in generale.
Perché viene realizzata una mappa di processo?
Lo sviluppo di una mappa dei processi può generare molti benefici per l'azienda, i più importanti sono:
- Sapere come le attività e i lavori si stanno sviluppando all'interno dell'organizzazione, al momento attuale.
- Aumentare la qualità di tutto ciò che viene fatto all'interno dell'azienda.
- Migliorare i processi che vengono eseguiti all'interno dell'organizzazione.
- Creare e sviluppare modi di lavorare nuovi e diversi, soprattutto quando si attraversano tempi di crisi.
- Misurare e valutare ciò che si sta facendo. Poi, con i risultati, rafforzare azioni e prestazioni.
Simbologia utilizzata nelle mappe di processo
Un gran numero di simboli viene utilizzato in una mappa di processo e ognuno ha un significato. Alcuni dei simboli più utilizzati sono:
1. Frecce
Le frecce infatti indicano la direzione seguita nei flussi. Aiuta a leggere un diagramma di flusso, perché indica la direzione del processo. Ad esempio, da sinistra a destra o dall'alto verso il basso.
2. Rettangoli
Considerando che i rettangoli rappresentano una funzione che deve essere eseguita ed eseguita. È usato molto frequentemente, perché mostra un'azione, un'operazione o un'attività che deve essere eseguita.
3. Ovali
Gli ovali invece indicano l'inizio o la fine di un processo. Sono i punti in un diagramma di flusso che indicano dove inizi e dove finisci. Di solito c'è solo un inizio, ma possono avere più punti finali per ogni passaggio.
4. Diamanti
Allo stesso modo, i diamanti rappresentano un punto importante in cui deve essere presa una decisione. Le frecce contrassegnate con un sì o un no emergono generalmente da questa figura. Ovviamente da ogni diamante esce solo una freccia.
In altre parole, ogni punto di decisione è seguito da una freccia etichettata sì o no. Un'altra opzione potrebbe essere vera o falsa.
5. Parallelogramma
Allo stesso modo, l'uso del parallelogramma riflette gli input e gli output dei processi nei diagrammi di flusso.
Tipi di processo
I processi visualizzabili nelle mappe di processo sono:
1. Processi chiave
In primo luogo, i processi chiave sono orientati al valore aggiunto. Pertanto, sono direttamente correlati ai beni e ai servizi offerti dall'azienda. Pertanto, il risultato di questi processi è direttamente apprezzato dal cliente.
Naturalmente questi processi sono fondamentali perché molte aree funzionali intervengono per essere eseguiti e, per questo, richiedono più risorse.
Inoltre, sono processi che aiutano a raggiungere obiettivi, stabilire politiche, utilizzare strategie e per il funzionamento generale dell'azienda.
2. Processi strategici
In secondo luogo, i processi strategici sono stabiliti dal senior management, poiché definiscono come opera l'organizzazione e come viene generato valore. Servono come supporto soprattutto nel processo decisionale del processo strategico. Il processo strategico include la pianificazione, l'implementazione della strategia e il miglioramento continuo dell'organizzazione.
3. Processi di supporto
Terzo, i processi di supporto supportano i processi chiave ei processi strategici. Sono indispensabili per raggiungere gli obiettivi di tutti i processi e del sistema aziendale in generale.
Infine, possiamo concludere che una mappa dei processi è essenziale per avere una visione globale del funzionamento di un'organizzazione e di tutti i suoi processi. Aiuta a comprendere e definire chiaramente le funzioni e gli attori che le svolgono. Tutto questo, considerando l'organizzazione come una gestione di processi che sono interconnessi per raggiungere un risultato finale.