Processo amministrativo - Che cos'è, definizione e concetto

Il processo amministrativo è un insieme di fasi (pianificazione, organizzazione, direzione e controllo) il cui scopo è raggiungere gli obiettivi di un'azienda o di un'organizzazione nel modo più efficiente possibile.

In parole ancora più semplici, il processo amministrativo si compone di una serie di fasi che ci aiuteranno a raggiungere gli obiettivi proposti. Il processo amministrativo è continuo. Non si tratta di fare ciascuna delle fasi e tutto finisce lì. Quando un ciclo finisce, si passa al successivo. Viene normalmente utilizzato per l'obiettivo generale dell'azienda, obiettivi particolari o anche per progetti minori.

Henri Fayol, è stato il creatore del processo amministrativo. Da esso scaturiscono le 4 fasi che compongono il processo amministrativo:

• Pianificare.
• Organizzare.
• Condurre.
• Controllo.

Per Fayol, queste quattro fasi erano essenziali per una buona gestione manageriale. Ogni team di gestione deve padroneggiarli e tenerne conto per qualsiasi progetto. Tuttavia, Fayol non è mai stato estremo nelle sue idee e puoi leggere nel suo lavoro come ha lasciato spazio alla flessibilità e all'adattamento. Così, i seguaci della teoria classica dell'amministrazione hanno completato, migliorato e adattato il processo amministrativo alle diverse tipologie di società nate negli ultimi decenni.

Obiettivi di un'azienda

Origine del processo amministrativo

Dobbiamo l'origine del processo amministrativo a Henry Fayol. Intorno al 1916, dopo 50 anni come manager di una società mineraria, Fayol pubblicò il suo libro "Administration Industrielle et Générale". In spagnolo sarebbe qualcosa di simile a «Industrial and General Administration».

In questo libro ha sviluppato, sulla base della sua esperienza, tutta la sua teoria. Fayol, ha evidenziato nel suo lavoro i diversi livelli di gestione, funzioni amministrative e un elenco di principi da gestire correttamente.

Tuttavia, vale la pena ricordare che il più riconosciuto di tutto il suo lavoro sono i suoi principi. Nello specifico 14 principi per una corretta amministrazione.

Caratteristiche del processo amministrativo

Un processo amministrativo ha una moltitudine di caratteristiche e peculiarità a seconda dell'azienda che lo sviluppa, citiamo le più comuni:

• Si compone di quattro fasi interconnesse.
• Deve catturare tutti gli obiettivi da raggiungere con esso.
• Tutti quei lavoratori che entreranno a far parte del processo devono esserne informati.
• Il suo obiettivo è creare una tabella di marcia per ottimizzare il più possibile ciascuna delle azioni incluse nel processo amministrativo.
• Può essere utilizzato da qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue caratteristiche.
• Viene eseguito con un orizzonte temporale precedentemente stabilito. In questo modo, offre una certa flessibilità per adattarsi alle circostanze.

Fasi del processo amministrativo

Nella definizione abbiamo detto che il processo amministrativo è costituito da una serie di fasi: pianificazione, organizzazione, direzione e controllo. In questa sezione li svilupperemo e li spiegheremo. Naturalmente, prima di tutto, è utile sapere come si separano queste due fasi:

• Fase meccanica: La fase meccanica è costituita dalla pianificazione e dall'organizzazione. Potremmo dire che è una parte statica del processo.
• Fase dinamica: La fase dinamica, dal canto suo, è costituita dalla direzione e dal controllo. In questo senso, la parola dinamica si riferisce al movimento.

Cioè, una volta che abbiamo pianificato e organizzato, dobbiamo eseguire e metterci al lavoro.

In ogni caso, più importante della distinzione tra meccanico e dinamico è conoscere le diverse fasi che lo compongono:

1. Pianificazione: Prova a programmare i compiti da svolgere e risolvi le domande pertinenti che verranno eseguite in seguito.
2. Organizzazione: L'idea è vedere chi sarà responsabile di ogni compito, in quale ordine e quale struttura avrà il progetto nella sua esecuzione.
3. Direzione: La direzione non si occupa solo dell'invio, ma è anche incaricata di aiutare, supportare e intervenire in qualsiasi conflitto che insorga nel raggiungimento degli obiettivi.
4. Controllo: Il controllo si basa sul monitoraggio di metriche affidabili che consentono di monitorare che gli obiettivi più grandi verranno raggiunti.

Vedi nel dettaglio le fasi del processo amministrativo

Importanza del processo amministrativo

Il processo amministrativo gioca un ruolo fondamentale nella gestione di un'azienda. Presuppone la roadmap da seguire durante un certo periodo, al fine di raggiungere gli obiettivi stabiliti dalla direzione.

In questo modo, seguire tutte le fasi stabilite all'interno del processo amministrativo consentirà all'organizzazione di aumentare il proprio grado di efficienza quando si tratta di raggiungere gli obiettivi proposti. Questo processo comporterà una riduzione del numero di risorse consumate. Per questo motivo, le risorse risparmiate possono essere utilizzate per altre azioni vantaggiose per l'azienda.

Tra i vantaggi che possiamo evidenziare del processo amministrativo segnaliamo i seguenti:

• Consente all'azienda di avere sempre una pianificazione futura.
• Saranno stabilite le azioni da realizzare in ciascuno dei possibili scenari.
• Stabilisce chiaramente gli obiettivi che una determinata azienda ha nel breve, medio e/o lungo termine.
• Le risorse sono ottimizzate al massimo
• Evita le spese superflue che non erano state contemplate in precedenza.
• Può portare a un aumento della produttività in quanto migliora il coordinamento tra i membri del team.

Infine, va notato che un processo amministrativo perfettamente progettato eviterà che si manifestino eventi che rompono gli schemi dei gestori. Di conseguenza, si ridurrà il numero di misure estemporanee che possono portare a decisioni pregiudizievoli per il funzionamento della società.

Esempio di processo amministrativo

Ad esempio, supponiamo di essere alpinisti. Il nostro obiettivo è raggiungere la vetta delle cinque montagne più alte del mondo. L'obiettivo è chiaro, ma abbiamo bisogno di un processo per raggiungere i nostri obiettivi nel modo più sicuro possibile. Cioè, senza mettere a rischio la nostra salute.

Avremo quindi bisogno di un processo per raggiungere il nostro obiettivo finale: raggiungere le cinque vette. Sebbene ogni picco sia diverso, a sua volta seguiremo una serie di tappe per raggiungere ogni picco (obiettivi intermedi). Chiamiamo questa serie di fasi, che sono comuni nel raggiungimento degli obiettivi, il processo amministrativo.

In questo senso, qualsiasi azienda o organizzazione che intenda raggiungere obiettivi deve applicare un processo amministrativo. Senza il processo amministrativo, è molto difficile raggiungere gli obiettivi proposti. Quasi impossibile. Riesci a immaginare di scalare l'Everest senza aver pianificato nulla, senza esserti allenato e tutto fuori controllo? La stessa cosa accade negli affari.