Gli indicatori di gestione sono parametri quantitativi che misurano il comportamento, il processo e le prestazioni di un'organizzazione.
Grazie agli indicatori gestionali è possibile interpretare ciò che sta accadendo, conoscere l'entità dello scostamento da un obiettivo e da questo poter adottare misure correttive o preventive.
Importanza degli indicatori di gestione
I punti più importanti che riflettono l'importanza degli indicatori di gestione sono i seguenti:
- Supporta la pianificazione delle politiche nell'organizzazione.
- Forniscono informazioni essenziali per il processo decisionale, in uno stile amministrativo e basato sui fatti.
- Misurano i progressi nel tempo.
- Promuove la trasparenza delle attività dell'intera organizzazione, comunicando come verranno misurati i risultati e quali sono gli obiettivi da raggiungere.
- Favorisce la motivazione nei membri dell'organizzazione, perché fornisce loro informazioni sugli obiettivi da raggiungere e gli incentivi possono anche essere implementati per raggiungere gli obiettivi.
- Puntare al miglioramento continuo, dando vita a processi di innovazione per risolvere situazioni di non conformità.
Caratteristiche degli indicatori di gestione
Tenendo conto che la gestione è legata alla capacità di amministrare (delineare azioni specifiche per raggiungere gli obiettivi pianificati); è allora che gli indicatori dovrebbero misurare questo processo.
Per essere considerato un indicatore di gestione, deve soddisfare alcuni requisiti minimi, quali:
- Utilità: Selezione di dati pertinenti, congruenti e coerenti, in modo che riflettano realmente la situazione dell'organizzazione e la adattino a ciò che si desidera ottenere.
- Accessibilità: Un indicatore di gestione deve essere condiviso tra gli utenti e informare l'intera organizzazione; in modo che possano sapere cosa si misura, perché si misura e l'importanza di questo; che permetterà loro di impegnarsi per gli obiettivi.
- Semplicità: Generazione di dati a basso costo, sia nel tempo che nell'utilizzo delle risorse.
- Facilità: Ciò consente, in modo semplice, di riflettere il fatto da analizzare e mostrare lo scostamento rispetto a ciò che si desidera.
- Temporaneamente: Deve avere la capacità di misurarsi nel tempo in modo sistematico, di visualizzare dati storici comparativi. (ad esempio: giornaliero, settimanale, mensile, trimestrale, annuale, ecc.)
- Opportunità: La raccolta e la predisposizione dei dati per l'analisi deve essere elaborata in modo agile rispetto al tempo, in modo che permetta di prendere decisioni correttive che facilitino il raggiungimento degli obiettivi anziché misure che risolvano un conflitto.
- Indicatore unità di misura: Definire come verrà misurato l'indicatore. Ad esempio numero, percentuali, tariffe, ecc.
Costruzione di indicatori di gestione
Esistono molte metodologie per stabilire un indicatore. Ad esempio, ci sono quelli che si concentrano sui risultati complessivi di un'organizzazione, quelli che si misurano in funzione del tempo, quelli che misurano l'operazione o quelli che misurano la strategia. Ecco perché, devi dare risposte a domande come:
- Cosa è stato fatto?
- Come è stato realizzato?
- Per cosa è stato creato?
- Quale è stato il risultato?
E poiché gli indicatori di gestione sono utilizzati per guidare l'organizzazione per raggiungere gli obiettivi al momento della sua costruzione, è necessario rispettare alcuni elementi, questi sono:
- Obbiettivo: Qual è lo scopo della misurazione, ad esempio eliminare, ridurre al minimo, massimizzare, ecc.
- Valore di riferimento: Dati con cui viene confrontato. Possono essere storici o standard; può essere rispetto al requisito di utenti, clienti o fornitori; rispetto alla concorrenza, ecc.).
- Affidabilità: I dati devono avere la qualità di essere accurati. Cioè, totalmente coerente con la realtà.
- Formula: È necessario disporre di una procedura matematica con cui verrà calcolato l'indicatore.
- Fontana: Origine delle informazioni che possono essere utilizzate per costruire l'indicatore.
- Responsabile: La persona o l'area incaricata di consultare, elaborare le informazioni e presentare l'indicatore.
- Gamma di gestione: Valori massimi e minimi che l'indicatore può assumere. In alcuni casi vengono definiti utilizzando colori come quelli del semaforo per identificare facilmente i livelli e prendere decisioni. Ecco un esempio di valori:
| Colore identificativo | Classificazione | % di raggiungimento dell'obiettivo | Osservazione |
|---|---|---|---|
| verde | Soddisfacente | Tra il 95% e il 100% | Richiede un minimo intervento o mantenimento del livello, per poi stabilire nuovi obiettivi da raggiungere. |
| Giallo | Allarme | Tra il 90% e il 95% | Richiede cure preventive |
| Rosso | critico | Inferiore o uguale al 90% | Richiede un'attenzione correttiva |
Tipi di indicatori di gestione
A seconda di cosa si vuole misurare e cosa si vuole raggiungere, i tipi di indicatori di gestione possono essere classificati come tattici, strategici, operativi, condivisi o correlati, efficienza, efficacia o efficacia.
Gli indicatori di gestione possono essere calcolati per comprendere i processi, definire le responsabilità, misurare i comportamenti, delegare, identificare problemi o opportunità.