L'organizzazione di un progetto è quell'attività che permette di realizzare un raggruppamento delle risorse umane dell'azienda nei compiti più appropriati. Tutto questo, al fine di raggiungere un obiettivo comune.
L'organizzazione di un progetto, quindi, consiste nell'organizzare le persone, assegnandole a determinati progetti in base alle loro qualità.
Di solito, è il project manager che esegue questo compito. Allo stesso modo, devi gestire le risorse necessarie in modo efficace ed efficiente. In questo modo, gestione e organizzazione sono intimamente legate.
L'importanza di organizzare un progetto
Per eseguire un progetto in modo efficiente, deve essere adeguatamente organizzato. Questo, che sembra semplice, è un problema comune nelle aziende. Se non sappiamo esattamente cosa vogliamo e come utilizzeremo le risorse per ottenerlo, l'organizzazione sarà un fallimento. Da qui l'importanza di una buona organizzazione.
Per le ragioni di cui sopra, la formazione dei project manager deve includere questo aspetto. È essenziale insegnare come organizzarli per poterli dirigere in seguito. Un modo per effettuare una corretta distribuzione delle diverse risorse in ogni compito è un buon piano organizzativo. Nella prossima sezione vedremo in cosa consiste.
Il piano nell'organizzazione di un progetto
Il piano di gestione si concentra su tutte le attività svolte dall'azienda, ma il piano organizzativo lo fa soprattutto sul fattore umano. Perché la cosa principale è mettere ogni persona nel compito più appropriato. Pertanto, si consiglia di seguire i seguenti passaggi:
- Prima di tutto, dobbiamo essere chiari su chi abbiamo: Devi fare un inventario delle risorse umane, con i loro punti di forza e di debolezza. Perché abbiamo bisogno di sapere in cosa ognuno è bravo per assegnargli la posizione più adatta.
- D'altra parte, devi fare lo stesso con i compiti: Il progetto deve essere scomposto nelle sue parti più piccole. Ciò richiede l'approvazione del resto del personale coinvolto. Una volta che li abbiamo, possiamo creare una tabella a doppia entrata con entrambe le variabili.
- Terzo, a ogni persona deve essere assegnato il proprio compito: Per questo dobbiamo sapere chi è il più adatto per ogni attività. Qui devi prendere in considerazione il tuo background accademico, la tua esperienza professionale e, naturalmente, le tue motivazioni personali sul lavoro. A questo punto può essere utilizzata una tecnica di assegnazione dei compiti come il metodo ungherese.
- Infine, è necessario stabilire termini di completamento, indennità per eventuali ritardi e un'adeguata forma di controllo.Pertanto, una volta eseguita ogni attività, si può vedere se ci sono state deviazioni da quanto pianificato. Come vedremo di seguito, un organigramma è essenziale in questo passaggio.
L'organigramma nell'organizzazione di un progetto
Che cos'è un organigramma? Un organigramma è un grafico che consente di osservare la struttura di un'azienda e sapere chi è chi. Il project manager deve avere una profonda conoscenza dei dipendenti esistenti, il suo scopo è essere in grado di organizzare, oltre a farlo correttamente, i compiti e i responsabili della loro esecuzione.
In questo senso, abbiamo organigrammi verticali, gerarchici o lineari, quando l'autorità è chiara e il processo decisionale è centralizzato. Ne abbiamo invece di orizzontali o circolari, in aziende con un'autorità più sfocata. Inoltre, abbiamo altri tipi come l'analitico, che ci permette di conoscere i processi, o la matrice, che è utile per strutturare l'organizzazione per processi o progetti.
Esempio di organizzazione di un progetto
Immaginiamo di voler realizzare un progetto. Il progetto si basa sulla creazione e l'avvio di una società. Ad esempio, una società di consulenza in ingegneria informatica.
Prima di tutto, il regista incontra i partner promotori del progetto.
- Da un lato, preparano, insieme, gli obiettivi da raggiungere ei compiti necessari. Tutto questo dovrebbe essere scritto e il più dettagliato possibile. Una tecnica interessante è il cosiddetto "brainstorming", che consiste nel dire tutte le idee che vengono in mente e poi filtrarle.
- Dopo questo, devi sapere chi abbiamo, a parte il team di promotori. In primo luogo, i compiti che svolgeranno e in secondo luogo, i dipendenti che assumeremo. Devi anche conoscere il tipo di contratti che proporremo e la remunerazione da ricevere.
- Nella fase successiva, è il momento di distribuire i compiti e il metodo ungherese, menzionato sopra, può aiutare. I servizi informatici richiedono un processo, dalla progettazione alla programmazione e al risultato finale. Uno strumento utile sono quindi i diagrammi PERT, che consentono di individuare i percorsi critici di ogni processo.
- Infine, devi sviluppare un piano di organizzazione del progetto. Consiste nel mettere per iscritto tutto quanto sopra. Inoltre, stabiliremo la modalità di controllo tramite feedback e come correggeremo le deviazioni. Tutto questo, senza dimenticare un adeguato piano di emergenza per imprevisti.
