Il controllo interno è una procedura che fa parte del controllo delle risorse e dei beni di un'azienda e serve a tenere traccia della sua attività e tracciabilità.
Man mano che le aziende crescono, diventa sempre più difficile tenere traccia di ciò che sta accadendo con le loro risorse, le loro risorse, i loro strumenti e le persone.
Per questo si è reso necessario istituire un meccanismo che permetta di registrare l'utilizzo di queste risorse, così come le attività.
Esempi di controllo interno sulle risorse finanziarie e patrimoniali
Alcuni usi del controllo interno applicabili alle merci sono i controlli in entrata e in uscita dei veicoli di proprietà dell'azienda. Questo controlla l'attività del veicolo, l'usura, il consumo di carburante e la persona responsabile.
Quando si tratta di veicoli aziendali, i conducenti devono portare con sé un registro in cui vengono registrati l'inizio e la fine del viaggio, insieme ai tempi di ogni tappa.
Un altro esempio è il controllo dell'inventario dei materiali in magazzino. I sistemi FIFO e LIFO richiedono necessariamente un controllo di controllo interno per conoscere date e tipologie di materiale o inventario. È un input contabile, che potrebbe essere utilizzato anche per l'ammortamento dei beni.
Per quanto riguarda le risorse finanziarie, viene effettuato un controllo interno prima di eseguire una spesa, ad esempio in GAV (Spese Amministrative e Commerciali) che derivano dai compiti di queste funzioni. Tuttavia, deve essere controllato in modo da non superare quanto necessario per questa esecuzione durante il periodo.
Ad esempio, se per un mese di vendite è necessario acquistare fogli di carta, matite e inchiostro per stampanti, il controllo interno dovrebbe avere una stima di quanto viene speso mensilmente e verificarlo ogni mese, per tutelare quel margine di spesa.
Backup di controllo interno
Così come viene effettuata una registrazione istantanea delle risorse e delle attività, è importante archiviarla per generare un file relativo a ciascun elemento controllato.
Esistono diversi software di controllo interno che le aziende possono assumere, oppure è sufficiente un foglio di calcolo Microsoft Excel, se ordinato.
Per evitare perdite, puoi acquistare un cloud di archiviazione virtuale e caricare questi file lì per evitare la loro perdita.
Se hai anche il supporto cartaceo con le firme di responsabilità, conviene digitalizzare questi documenti. Ad esempio, tramite lo scanner e successivo svuotamento in cartelle digitali.
Responsabili del controllo interno
Le persone responsabili delle azioni di controllo interno devono essere ordinate, organizzate e capaci di lavorare in scenari di forte domanda, poiché ad esempio, potrebbero avere il controllo di molti elementi contemporaneamente: controllo finanziario delle spese, controllo delle scorte, controllo della l'utilizzo dei beni aziendali e il controllo dell'ingresso e dell'uscita delle persone.
Se qualcosa non riesce in questo processo di registrazione, potrebbero esserci deviazioni nella realtà operativa e nel capitale della società, rispetto ai suoi beni. Per questo motivo il controllo interno deve essere inserito in un sistema operativo ordinato e concatenato.
Il controllo interno fornisce un valido supporto alla gestione operativa dell'organizzazione, garantendo processi di tracciabilità trasparenti e sicuri.
Pertanto, la sua importanza risiede nel fatto che le aziende, indipendentemente dalla loro struttura e dimensione, attuano un sistema di controllo interno, al fine di tenere una migliore registrazione del proprio patrimonio e di essere in grado di diagnosticare eventuali scostamenti logistici, al fine di migliorare i processi della sua catena del valore.