Un documento è la registrazione scritta, in modo fisico o virtuale, che riflette le caratteristiche di un evento o circostanza.
Cioè, un documento è la prova di un evento o di una situazione. Può essere un testo scritto su carta (o altro supporto materiale come il cartone) o un file salvato su un supporto elettronico.
Un documento può essere utilizzato per registrare un fatto rilevante. Ad esempio, se una persona termina gli studi universitari, può richiedere all'ente educativo una lettera con tutte le materie seguite e i voti ottenuti.
Allo stesso modo, un documento può essere il risultato di un lavoro. Ad esempio, se un ricercatore conduce uno studio sul possibile impatto dell'inquinamento sull'economia mondiale, questo verrà tradotto in un testo. Questo sarebbe un documento accademico.
Nell'ambiente più quotidiano, tutte le persone, quando svolgiamo procedure davanti alle autorità, utilizzano documenti a supporto dei fatti che vogliamo dimostrare. Il più diffuso è il documento di identità, dove è possibile visualizzare tutti i dati anagrafici della persona come nome, cognome, età, sesso e indirizzo.
L'obiettivo della creazione di un documento è quello di lasciare testimonianza della materia di interesse, e quindi conservabile nel tempo.
Va inoltre notato che la tecnologia ci consente di salvare e condividere una grande quantità di informazioni contenute nei documenti digitali. Questo, usando la posta elettronica, una pendrive o anche il cloud.
Tipi di documenti
I documenti possono essere classificati secondo criteri diversi. Ad esempio, a seconda della fonte, possono essere suddivisi in:
- Primario: Sono quelli che contengono le informazioni originali dell'autore. Ad esempio, una tesi pubblicata da un'università su un argomento mai studiato prima.
- Secondario: Sono quelli che sono stati modificati in qualche modo. Ad esempio, tornando all'argomento della tesi, se ne può fare un riassunto.
- Terziario: Sono quelli che risultano dal trattamento di documenti secondari. Ad esempio, un articolo di giornale basato sul riassunto della tesi che abbiamo già citato.
Allo stesso modo, a seconda del tipo di entità che li emette, possono essere:
- Pubblico: Quelli emessi da enti del settore pubblico (Pubblica Amministrazione).
- Privato: Sono riconosciuti dagli interessati, ma non davanti alle autorità.
Dobbiamo anche tenere presente che alcuni documenti devono essere legalizzati per essere validi davanti alle autorità. Ci riferiamo, ad esempio, a un testamento oa un contratto. In tal modo, in caso di inadempimento da parte di una delle parti contraenti, la parte interessata può procedere a rivalersi davanti agli organi di giustizia.
