Un rapporto esecutivo, o sommario esecutivo, è un documento scritto o orale che raccoglie i punti salienti di un rapporto più lungo. Lo scopo del rapporto esecutivo è riassumere gli aspetti più importanti di un rapporto più lungo, rendendo più facile la lettura per il progetto o la direzione aziendale.
Un rapporto esecutivo, quindi, è un documento che di solito è allegato a un rapporto più lungo. Il fatto che riceva il nome di dirigente è dovuto al fatto che questo rapporto è focalizzato sulla direzione di un'azienda o di un progetto.
Il rapporto esecutivo contiene le idee principali del rapporto più lungo, nonché raccomandazioni o linee d'azione. Lo scopo è che la direzione possa comprendere ampiamente il rapporto, senza dover leggere quello più lungo.
Per questo motivo, la relazione esecutiva, in molte occasioni, viene chiamata anche “riassunto esecutivo”. Questo è allegato al documento più lungo, e una copia è consegnata a ciascuno degli interessati.
In un documento accademico, il sommario esecutivo sarebbe "l'astratto".
Struttura di un rapporto esecutivo
Ogni rapporto deve seguire una struttura. Tuttavia, questa struttura presenta delle differenze, nella misura in cui il rapporto affronta un problema o un altro.
Per questo di seguito viene presentata la struttura generica che presenterebbe un vero e proprio report di questo tipo:
- Breve introduzione.
- I punti salienti del rapporto.
- Conclusioni e Raccomandazioni.
Questa relazione viene consegnata, in allegato e con la relazione principale, a coloro che sono interessati al progetto.
Caratteristiche di un rapporto esecutivo
In merito alle caratteristiche di questo tipo di report, si possono evidenziare quanto segue:
- È un documento pratico.
- Usa un linguaggio chiaro e obiettivo.
- Evidenzia i punti salienti del rapporto.
- Riassumi brevemente le idee principali.
- Il rapporto deve essere operativo e funzionante.
- Di solito sono focalizzati sulla gestione dell'azienda.
- Non deve superare più di 2/3 pagine.
Per quanto riguarda la durata della relazione, dobbiamo sapere che questa varierà a seconda delle esigenze dell'interessato. Tuttavia, il rapporto non dovrebbe essere più di 2 o al massimo 3 pagine.
Esempio di rapporto esecutivo
Un rapporto esecutivo è un documento molto comune. In altre parole, la società ha avuto contatti e ha letto, forse senza rendersene conto, rapporti tecnici per tutta la sua vita.
In questo senso, la sintesi che dobbiamo presentare allegata ai progetti di laurea magistrale -soprattutto in quelli che riguardano la gestione di aziende o progetti- è una sintesi esecutiva. Si tratta quindi di esporre le idee principali dello studio.
Allo stesso modo, quando lavoriamo in un'azienda in cui siamo incaricati di sviluppare un progetto, la sintesi che diamo al management affinché, senza leggere la nostra relazione, siano a conoscenza di tutto, è la relazione esecutiva.
Come si vede, gli esempi sono tanti, ma il rapporto presenta, in tutti i casi, lo stesso scopo: facilitare la lettura e la comprensione della nostra ricerca ai potenziali interessati.
