La gestione dei processi è un approccio che considera un'organizzazione come una rete di processi correlati e interconnessi. Pertanto, è il modo di gestire un'organizzazione in base ai processi che vengono eseguiti.
Indubbiamente, un processo è una sequenza di attività che mira ad aggiungere valore a un input per ottenere un risultato o un output. Tutto l'output deve soddisfare un bisogno o un requisito del cliente interno o esterno di un'azienda.
Naturalmente, qualsiasi processo, semplice o complicato, grande o piccolo, deve avere un input, una trasformazione e un output. L'input è qualsiasi risorsa o input che deve essere trasformato. La trasformazione è il processo lavorativo che aggiunge valore agli input e ottiene un risultato. L'output costituisce il risultato finale, come il bene o il servizio che riesce a soddisfare un bisogno.
Inoltre, la gestione incentrata sui processi è in contrasto con la struttura tradizionale delle organizzazioni basate sulle funzioni. L'idea fondamentale è quella di aggiungere valore ai clienti interni ed esterni. Per questo motivo si ricerca il miglioramento continuo di tutti i processi attraverso la loro identificazione, descrizione e documentazione.
Come si fa a sapere se un'attività è un processo?
Non tutte le attività svolte in azienda, infatti, possono essere considerate come un processo. Per considerare un'attività come un processo è necessario:
1. Avere una missione e uno scopo chiari
Ogni attività classificata come processo deve rispondere alla missione e alle finalità stabilite dall'organizzazione. Queste attività devono rispondere a ciò che l'azienda si aspetta di fare.
2. L'attività deve essere definita con precisione
Tutti i membri dell'organizzazione devono sapere con precisione come deve essere svolto ciascun processo. Anche quando viene assunto un nuovo dipendente, puoi avere accesso a fonti documentate che indicano come viene svolta ogni attività.
3. Deve contenere ingressi e uscite
Naturalmente, ogni processo deve avere un input di input o materie prime che devono essere trasformate in un risultato finale. Questo risultato è ciò che è noto come l'output del processo che aggiunge valore per i clienti interni ed esterni.
4. È possibile identificare fornitori, clienti e un prodotto finale
Naturalmente i fornitori saranno tutti coloro che forniscono gli input o le materie prime per realizzare il processo. Il cliente sarà il destinatario del bene o servizio generato. Mentre il prodotto finale è l'output di valore che il processo genera.
5. L'attività può essere suddivisa in compiti o sottoprocessi
Ogni processo può avere uno o più compiti che saranno svolti da uno o da un gruppo di persone responsabili della sua esecuzione.
6. Può essere documentato
Tutte queste attività possono essere documentate utilizzando una metodologia di gestione dei processi, definendo tempi, risorse e costi. Tutto questo record documentato garantisce il rispetto degli standard di qualità.
7. Ha assegnazione di responsabilità
Certamente un processo si suddivide in compiti che devono essere svolti in un reparto o in più dipartimenti dell'azienda. Ogni attività dovrebbe aggiungere valore ai clienti interni, se si tratta di un sottoprocesso, o esterni, se è la fase finale dell'uscita dal processo. Ad ogni passaggio deve esserci una persona responsabile di ciascuna delle uscite.
Perché è importante essere basati sui processi?
È logico supporre che la gestione dei processi definisca i processi che devono essere svolti in modo precedentemente strutturato, rivedendoli continuamente per trovare opportunità di miglioramento. Questo, poiché, se i processi di un'organizzazione vengono continuamente migliorati, aiuta a migliorare la funzione totale dell'organizzazione.
L'attenzione ai processi, infatti, consente una visione completa del funzionamento dell'azienda in generale e nel mondo. Riconosce inoltre che l'azienda deve avere una struttura orizzontale per rispondere a un ciclo del processo in modo completo.
Inoltre, tutti i processi mirano alla soddisfazione del cliente. Quando si parla di un micro processo, include solo processi interni che soddisfano le esigenze dei clienti interni. Ora, un processo macro include processi interni ed esterni per soddisfare i clienti interni ed esterni dell'organizzazione.
Allo stesso modo, con il focus sui processi, l'azienda potrà ottenere un vantaggio competitivo, poiché questo tipo di amministrazione privilegia la soddisfazione del cliente. Ciò significa che le aziende sono costrette a massimizzare la propria efficienza. Di conseguenza, è imperativo che le organizzazioni cerchino il miglioramento continuo dei propri processi e, di conseguenza, dell'azienda in generale, offrendo soluzioni migliori ai problemi dei clienti.
Vantaggi della gestione dei processi
La gestione dei processi presenta i seguenti vantaggi:
1. Ridurre i costi interni non necessari
Per cominciare, l'azienda può ridurre i costi non necessari all'interno dei suoi processi, poiché può eliminare attività o passaggi che non aggiungono valore. Pertanto, se vengono eliminati passaggi non necessari, vengono eliminati anche i costi.
Eliminando le attività senza valore aggiunto, il processo diventa più preciso e l'azienda può concentrarsi maggiormente sulla soddisfazione dei requisiti, dei bisogni e delle aspettative dei clienti. Tutto insieme consente di risparmiare risorse come tempo, denaro e fatica umana.
2. Riduci i tempi di consegna
Quindi, i tempi di consegna oi tempi di consegna possono essere ridotti identificando i tempi di fermo del ciclo di processo. Per questo motivo i processi vengono eliminati e snelliti.
3. Migliora la qualità e il servizio percepiti dal cliente
D'altra parte, migliorando la qualità e il servizio offerto, il cliente soddisfa meglio le sue esigenze. Fare in modo che i clienti mantengano una relazione con l'azienda.
4. Incorporare attività di servizio aggiuntive
Allo stesso modo, questo approccio rende molto facile aggiungere ulteriori vantaggi al servizio clienti. Questi aggregati di servizi hanno un costo contenuto e sono facilmente percepibili dal cliente.
Caratteristiche delle organizzazioni che utilizzano la gestione dei processi
1. Il processo prevale sulla struttura
In primo luogo, le aziende che applicano la gestione dei processi considerano che la struttura dell'azienda non è altro che l'infrastruttura per eseguire i processi. Pertanto, danno rilevanza ai processi e le strategie sono progettate sulla base dei processi.
2. La sua organizzazione è trasversale
In secondo luogo, la gestione dei processi fa sì che le organizzazioni si configurino come un insieme o sistema di processi e sottoprocessi che consentono il raggiungimento degli obiettivi. L'obiettivo principale di tutti i processi è generare valore per il cliente.
3. Utilizzo delle informazioni
In terzo luogo, le organizzazioni attribuiscono un valore elevato alle informazioni sui diversi processi e attività che devono essere svolte. Il flusso costante di informazioni è essenziale per operare con successo in tutti i processi e nel funzionamento generale dell'azienda.
4. Sono generatori di valore
Infine, le organizzazioni che applicano la gestione per processi sono generatori di valore. Per lo stesso motivo per cui è basato sui processi, ogni output è un valore aggiunto attraverso i prodotti e i servizi che offre. E questo è lo scopo fondamentale di ogni processo.
Fasi di gestione del processo
I passaggi più importanti nell'implementazione della gestione dei processi sono:
1. Informazione, formazione e partecipazione
La gestione dei processi è un nuovo modo di gestire. Pertanto, è essenziale che tutti siano informati e formati prima di implementare i processi. Inoltre, tutti devono essere informati sugli obiettivi che il processo persegue, quali sono le sue fasi e quale collaborazione è richiesta.
2. Identificazione dei processi
Naturalmente, i processi devono essere chiaramente identificati. Pertanto, è necessario fare un elenco di tutti i processi che vengono eseguiti. Ogni processo deve avere:
- Un nome.
- Le attività e i passi da compiere.
- Una mappa dei processi
3. Selezione dei processi rilevanti
Va notato che i processi rilevanti sono quelli che aggiungono il maggior valore e sono molto importanti per l'efficienza dell'azienda. Per questo motivo hanno un impatto significativo sugli obiettivi strategici dell'azienda.
4. Stabilire un responsabile
Una volta individuati i processi rilevanti, viene loro assegnato un responsabile. La persona responsabile deve avere la responsabilità e l'autonomia necessarie per realizzare gli obiettivi strategici.
5. Analisi dei processi e rilevamento dei problemi
Ogni processo viene analizzato, indipendentemente dal fatto che soddisfi o meno gli obiettivi proposti. Se qualcuno di loro non li soddisfa e presenta un problema, devono essere riprogettati in modo appropriato.
6. Correzione dei problemi
Identificati i problemi che hanno il maggiore impatto sugli obiettivi e sui clienti, si cerca una soluzione per loro. Questo, definendo le azioni che devono essere seguite in modo da non influenzare le prestazioni del processo e dell'organizzazione nel suo insieme.
7. Uso di indicatori
Infine, i processi saranno valutati periodicamente. Dipenderà da questa valutazione se sono conformi agli indicatori proposti. Gli indicatori sono molto importanti per analizzare la reale performance dei processi e per poterne individuare i punti deboli. Tutto questo, al fine di applicare misure correttive.
Per concludere, si può affermare che la gestione dei processi aumenta l'efficienza delle organizzazioni. Questo, perché il suo successo dipenderà dall'adeguata esecuzione dei suoi processi, che devono essere chiaramente documentati. Ma, soprattutto, devono mirare a generare valore per il cliente.
