La matrice di priorità è uno strumento che consente di confrontare e selezionare tra determinati problemi o soluzioni le priorità per prendere una decisione.
La cosa più importante di questa matrice è che aiuta a selezionare un'opzione considerando un elenco di alternative in base a determinati criteri. Un criterio è un parametro che viene preso come riferimento per valutare le priorità e su questo poter prendere una decisione consensuale. Facilita inoltre la migliore allocazione delle scarse risorse possedute, in modo che vengano utilizzate secondo le priorità presentate.
Inoltre, questo strumento è anche noto come diagramma di priorità. Viene utilizzato soprattutto nel campo della qualità. È molto utile scegliere un'alternativa tra diverse possibilità.
A cosa serve una matrice di priorità?
Una matrice di priorità è applicata a:
1. Identificare quali saranno i criteri di valutazione e la loro valutazione
In primo luogo, l'individuazione dei criteri e la loro valutazione è molto importante perché permette di determinarne il livello di importanza. Senza di essi, il processo di prioritizzazione o classificazione dei criteri in ordine di importanza non potrebbe essere svolto.
Poiché questi criteri e la loro valutazione riflettono quanto siano importanti tutti i compiti che dovrebbero essere eseguiti. Non disponendo di questi parametri non è possibile effettuare una classificazione corretta.
2. Chiarimento dei problemi
In secondo luogo, chiarire i problemi è essenziale, perché nella maggior parte dei casi i problemi non possono essere compresi con la necessaria trasparenza. Solo quando i problemi vengono capiti si può dare loro la soluzione migliore.
3. Analisi della soluzione
Terzo, devono essere proposte soluzioni alternative ai problemi. La matrice di priorità consente di proporre soluzioni e proporre un piano. Il piano determina come verrà implementata la soluzione.
4. Trovare opportunità di miglioramento
In quarto luogo, va notato che il miglioramento dei processi e delle attività è qualcosa che dovrebbe essere sempre ricercato. Ma soprattutto quando si trovano ad affrontare problemi. Il miglioramento è un obiettivo a cui aspirare sempre.
Passi per sviluppare una matrice di priorità
I passaggi da seguire per sviluppare una matrice di prioritizzazione sono i seguenti:
1. Stabilisci l'obiettivo che speri di raggiungere
Soprattutto, la matrice deve essere sviluppata cercando di raggiungere un obiettivo chiaramente definito. Per questo è necessario che l'obiettivo sia enunciato in modo chiaro, specifico e concreto. È consigliabile definire bene l'obiettivo, per sapere cosa ci si aspetta di ottenere quando si applica la matrice di priorità.
2. Identificare le opzioni
Ovviamente va stilato un elenco in cui siano annotate tutte le opzioni disponibili per poter raggiungere l'obiettivo proposto. In alcuni casi le opzioni potrebbero essere già definite. Se necessario, dovrebbero essere proposte altre alternative, che saranno proposte dai membri del gruppo di lavoro. Tra le proposte, vanno scelte quelle più appropriate.
3. Stabilire criteri
Naturalmente, i criteri da utilizzare devono essere stabiliti in funzione dell'obiettivo previsto. Le persone che compongono il gruppo di lavoro definiranno i criteri che devono essere considerati. Ad esempio, alcuni criteri che potrebbero essere considerati sarebbero il tempo per realizzare il progetto, le risorse necessarie per realizzarlo, le capacità lavorative del personale, tra alcuni che possiamo citare.
4. Ponderazione dei criteri
La ponderazione dei criteri implica la definizione del valore quantitativo che ciascun criterio avrà. In altre parole, deve essere considerato il peso o il livello di importanza di ciascuno dei criteri. In questo passaggio è già elaborata la tabella della matrice di prioritizzazione.
5. Confronto di opzioni
In effetti, già qui è possibile fare un confronto tra le opzioni. Queste opzioni vengono confrontate in base a criteri stabiliti in precedenza. Il modo per analizzarlo è come una lettera L.
Perché dalla parte dell'asse verticale ci sono le opzioni e dalla parte dell'asse orizzontale i criteri utilizzati. Pertanto, ogni opzione è correlata a tutti i criteri, ponendo un valore in ogni caso.
6. Seleziona l'opzione migliore
Infine, per selezionare l'opzione migliore, ogni opzione viene confrontata con tutti i criteri. E quello che è considerato il migliore viene selezionato per raggiungere l'obiettivo prefissato.
Esempio di una matrice di priorità
Per esemplificare facilmente l'applicazione della matrice di prioritizzazione, seguiremo i passaggi precedenti:
1. Stabilisci l'obiettivo che vuoi raggiungere
Il nostro obiettivo è scegliere il miglior professore di economia.
2. Identificare le opzioni
I professori che insegnano la classe di economia sono:
- Manuel Ramos.
- Luisa Fernández.
- Carlo Lara.
3. Stabilire criteri
- Dominio del soggetto.
- Facilità di spiegazione.
- Quantità di compiti rimasti.
- Puntualità.
- Obiettività per qualificarsi.
4. Ponderazione dei criteri
- Padronanza dell'argomento → 40
- Facilità di spiegazione → 30
- Quantità di attività rimaste → 10
- Puntualità → 10
- Obiettività per qualificarsi → 10
5. Seleziona l'opzione migliore
In questo caso l'opzione migliore è Manuel Ramos perché secondo i criteri valutati è colui che ha il punteggio migliore.
Vantaggi dell'applicazione della matrice di priorità
I principali vantaggi dell'applicazione della matrice di priorità sono:
- È abbastanza flessibile: Può essere utilizzato con grande flessibilità, poiché può ancora correlare poche opzioni e pochi criteri. O, al contrario, tante opzioni e tanti criteri.
- È facile da usare nei gruppi di lavoro: Questo strumento è molto facile da usare nei team di lavoro, hai solo bisogno di uno schermo, una lavagna o una lavagna.
- Facile da valutare: Quando si usano i parametri è facile essere in grado di valutare, anche quando ci sono molte opzioni e parametri perché è possibile utilizzare mezzi di calcolo.
- Facile da concordare su: Con questa matrice è molto facile accettare di scegliere l'opzione migliore.
Infine, possiamo dire che la matrice di prioritizzazione è uno strumento di facile utilizzo per trovare le migliori soluzioni per risolvere i problemi. Inoltre, può essere utilizzato in qualsiasi campo o area delle attività commerciali e altri tipi di decisioni nella vita quotidiana delle persone.
