Il monitoraggio di un progetto si riferisce allo svolgimento di una serie di azioni con l'obiettivo di verificare la corretta evoluzione della sua esecuzione.
Il monitoraggio di un progetto, quindi, e una volta pianificato, inizia con l'attuazione del progetto.
La fase di monitoraggio consiste nel verificare se le diverse fasi del progetto vengono eseguite, nel tempo e in ciascuna di esse. Per fare ciò vengono utilizzati una serie di parametri e variabili che ci permettono di scoprire se ci sono o meno deviazioni dal piano iniziale.
Importanza del monitoraggio del progetto
Questa fase è essenziale per stabilire le misure necessarie per risolvere i problemi che si percepiscono nell'esecuzione. Non possiamo iniziare qualcosa se non abbiamo una roadmap in precedenza, così come una procedura per verificare che il progetto stia funzionando correttamente. Per questo occorre stabilire un follow up chiaro, conciso e dettagliato, con tutto il necessario per poter prendere decisioni.
Inoltre, come vedremo nel prossimo paragrafo, è essenziale stabilire chiaramente come verrà effettuato questo monitoraggio. È importante che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro e quale dovrebbe essere la loro azione in caso di possibile contingenza.
Fasi del monitoraggio del progetto
Vediamo ora nel dettaglio quali potrebbero essere le fasi più importanti nel monitoraggio di un progetto, nonché i suoi principali requisiti.
- Misurare: Innanzitutto, devi misurare. La misurazione è necessaria quando vogliamo controllare qualcosa. Dobbiamo sapere fino a che punto possiamo spingerci o quali saranno i limiti per considerare il successo o il fallimento. Pertanto, è necessario aumentare i parametri e le variabili, nonché le procedure utilizzate per analizzarli.
- Incontro e analisi: Successivamente, devi incontrare e analizzare le deviazioni. Le riunioni dovrebbero essere concise, accurate e dirette. Devi parlare della questione con gli indicatori in mano e con una copia per ogni partecipante. Dall'incontro deve essere chiaramente dedotto qual è il problema, nonché le sue cause e conseguenze.
- Cerca soluzioni: Nella fase successiva, devi decidere quale percorso seguire per risolvere queste deviazioni. Per questa fase è meglio che ognuno lavori nella propria area e con il proprio gruppo o individualmente. In un successivo incontro, queste soluzioni verranno prese in considerazione per scegliere quelle più appropriate.
- Rimisurare: Infine, devi misurare di nuovo. Una volta eseguite le correzioni, l'analisi deve essere riutilizzata per vedere se hanno funzionato. Se abbiamo avuto successo, il progetto continua; in caso contrario, sarà necessario ricominciare da capo.
Esempio di monitoraggio del progetto
Successivamente, vedremo un esempio per finire.
Immaginiamo un'azienda che produce scarpe. Questa azienda produce scarpe e le distribuisce tra diversi negozi multimarca.
Vediamo come sarebbe il processo.
In questa illustrazione possiamo vedere come verrebbe effettuato il monitoraggio di un progetto. Innanzitutto, stabilendo i parametri e le variabili di misura. Ad esempio, numero di scarpe prodotte o numero di scarpe vendute. Successivamente, devi verificare quale tipo di scarpe funziona meglio. D'altra parte, devi tenere conto delle nuove tendenze che suscitano l'interesse dell'acquirente. Infine, devi ricontrollare e intraprendere azioni correttive se necessario.
