La gestione degli acquisti è l'acquisizione di beni e servizi da parte di un'azienda al fine di garantire il suo processo produttivo.
Va notato che la gestione degli acquisti è un processo abbastanza complesso per un'azienda. Prima di effettuare una gestione degli acquisti è necessario studiare il mercato cercando i migliori fornitori. Per questo è necessario conoscere le condizioni di qualità e prezzo dei beni e servizi da acquistare.
Quindi viene eseguito il processo di negoziazione e vengono seguite le procedure corrispondenti per gestire gli acquisti. La gestione degli acquisti di un'azienda è determinante per il raggiungimento di un risultato finale di successo.
Processo di gestione degli acquisti
Le domande più importanti a cui dobbiamo rispondere nel processo di gestione degli acquisti sono:
1. Quando acquistare?
Senza dubbio, per sapere quando acquistare, devi prima fare uno studio preventivo del mercato. Poiché questo ci fornisce informazioni sui beni e sui servizi che i fornitori offrono sul mercato. Con queste informazioni, l'azienda anticipa i requisiti e le esigenze dell'azienda. Perché quando i beni ei servizi sono richiesti, le fonti di approvvigionamento sono già state identificate.
2. Cosa comprare?
Naturalmente, il processo di acquisto è centralizzato nell'ufficio acquisti di un'azienda. A questo reparto sono indirizzate le richieste di acquisto per le aree di produzione, inventario e vendita. Dopo aver ricevuto i requisiti, il dipartimento dà la priorità ai requisiti più imminenti e procede con le procedure di gestione degli acquisti.
In genere, la decisione su cosa acquistare viene presa dal comitato acquisti dell'azienda. Tale comitato può essere composto da dirigenti aziendali. La decisione viene presa in base alle esigenze più importanti per le prestazioni dell'azienda.
3. Come acquistare?
Le modalità di acquisto, invece, vengono definite in base alle offerte ricevute. Tutte le proposte di offerta ricevute devono essere analizzate e valutate, al fine di scegliere la migliore proposta. Per rendere più efficace la decisione, si consiglia di preselezionare le offerte. In modo che rimangano da esaminare solo le proposte che meglio si adattano agli obiettivi fissati dall'azienda.
4. Quanto comprare?
In effetti, la determinazione dell'importo da acquistare avviene dopo il processo di negoziazione con i fornitori. Potrebbero essere quantitativi minimi e massimi di vendita stabiliti dal fornitore. Prezzi, modalità di pagamento, servizio di consegna e garanzie possono essere negoziati.
5. Dove acquistare?
Allo stesso modo, questo viene deciso dopo che i fornitori sono stati selezionati. Per questo vengono contattati i fornitori e vengono richieste informazioni relative alle condizioni economiche e tecniche e ai servizi post vendita offerti. Conviene inoltre richiedere preventivi, campionature e cataloghi.
Vantaggi di una gestione efficiente degli acquisti
Tra i vantaggi di una buona gestione degli acquisti ci sono:
1. Riduzione dei costi
In primo luogo, una buona gestione degli acquisti può salvare l'azienda da spese inutili. Pertanto, l'ufficio acquisti deve essere composto da personale addestrato. Affinché la sua buona gestione raggiunga il rafforzamento del rapporto con i fornitori. Ciò consentirà una migliore negoziazione dei prezzi di acquisizione e il raggiungimento di migliori condizioni di pagamento.
Naturalmente, dovrebbero sempre negoziare condizioni migliori nei contratti, per avere un flusso di cassa maggiore, costi inferiori e di conseguenza aumentare l'utilità dell'azienda. Inoltre, dovrebbero evitare di fare acquisti urgenti, poiché tutto dovrebbe essere pianificato in precedenza.
2. Miglioramento della qualità delle forniture e dei servizi
In secondo luogo, una buona gestione degli acquisti aiuta a identificare i migliori fornitori, il che porta a un miglioramento della qualità e del prezzo del prodotto finale che l'azienda vende. Ecco perché alcune aziende lavorano a stretto contatto con i loro fornitori per migliorare tutti i loro processi, non solo il processo di gestione degli acquisti.
Naturalmente, affinché un'azienda possa offrire un bene e un servizio di buona qualità e prezzo, deve disporre delle forniture e dei mezzi adeguati per realizzarlo. Soluzioni migliori possono essere fornite anche in situazioni critiche.
3. Ridurre i rischi e garantire le forniture
Terzo, l'ufficio acquisti deve sapere, tra i beni ei servizi offerti al mercato, quali sono determinanti per la sopravvivenza dell'impresa. Pertanto, è necessario adottare le misure appropriate per garantire le catene di approvvigionamento che forniscono il processo di produzione.
4. Miglioramento della competitività
Infine, se l'ufficio acquisti svolge efficacemente il suo compito, riesce ad aumentare la competitività dell'azienda. Poiché la sua buona gestione ottiene la riduzione dei costi, lo sviluppo di nuovi prodotti e una maggiore soddisfazione del cliente. Tutto ciò, senza dubbio, aumenta notevolmente la posizione competitiva dell'azienda.
Funzioni dell'ufficio acquisti
Tra le funzioni più importanti che l'ufficio acquisti deve svolgere troviamo:
- Ricerca il mercato: Devi indagare sui cambiamenti che si verificano nel mercato. Come le variazioni dei prezzi, le tendenze utilizzate dalla concorrenza e la comparsa di nuovi prodotti.
- Avvisare i clienti interni: È necessario avere una stretta comunicazione con gli altri reparti dell'azienda per offrire un prodotto di qualità. Consiglia i clienti interni per offrire un prodotto o servizio migliore ai clienti esterni.
- Seleziona fornitori: È necessario selezionare i migliori fornitori per poter portare sul mercato prodotti altamente competitivi. I buoni fornitori garantiscono prezzi migliori, migliore qualità e tempi di consegna migliori.
- Trattativa prezzo e qualità: Negoziare le condizioni di qualità e prezzo, forme di pagamento e consegna, tutto al fine di ridurre i costi per l'azienda
Diremo infine che la gestione degli acquisti ha un impatto fondamentale sulla consegna dei beni e dei servizi che le aziende offrono al mercato. La direzione acquisti è responsabile di fornire tutte le forniture che l'azienda necessita per il suo corretto funzionamento. Deve cioè soddisfare le esigenze dei clienti interni all'azienda, per offrire maggiore soddisfazione al cliente esterno.