L'automazione dei processi consiste nell'ottimizzazione di compiti o attività tramite Software. Questi processi devono essere efficienti, ridurre costi e tempi di esecuzione.
Cioè, le attività soggette all'automazione sono solitamente attività manuali ripetitive e facili da eseguire. Pertanto, quelli che sono considerati dinamici o richiedono qualche tipo di intervento analitico eccessivamente avanzato non possono essere automatizzati.
Il processo attraverso il quale un'azienda può convertire un'attività manuale in un'attività automatizzata può essere riassunto come segue:
L'automazione dei processi è sinonimo di efficienza in termini economici, ma sta anche presupponendo il declino di una moltitudine di professioni che nel tempo stanno scomparendo.
Vantaggi e svantaggi dell'automazione dei processi
Attorno all'automazione dei processi ci sono diversi vantaggi e svantaggi, a seconda del punto di vista.
Se la vediamo da un punto di vista prettamente economico e di business, è un vantaggio raggiungere una maggiore efficienza perché questo porta ad una riduzione dei costi. Ciò significa che in un mercato di competizione perfetta una riduzione del prezzo può essere data nel prodotto o servizio offerto.
D'altra parte, dal punto di vista sociale e umano, l'automazione dei processi significherà che alcune professioni cesseranno di esistere o che, in mancanza, avranno meno rilevanza.
Al fine di bilanciare i vantaggi e gli svantaggi, vengono presentati i seguenti vantaggi:
- Riduzione dei costi e dei tempi di esecuzione delle attività.
- Aumento dell'efficienza e della produttività aziendale.
- Digitalizzazione e monitoraggio specifico di uno o più processi.
- Riduzione degli errori di origine umana.
- Creazione di posti di lavoro specializzati nel settore.
Tenendo conto dei vantaggi, non sembra che l'automazione dei processi abbia alcun handicap, ma la verità è che presenta alcuni svantaggi da tenere in considerazione:
- Potrebbe essere necessario un forte investimento iniziale.
- Comparsa o accentuazione del rischio tecnologico in azienda.
- Possibile esistenza di errori di catena.
- Distruzione dei lavori di base.
Facendo un bilancio tra vantaggi e svantaggi, se osserviamo in precedenti occasioni a livello storico, possiamo giungere alla conclusione che l'automazione dei processi è in linea con un progresso tecnologico inarrestabile. Come nel caso dell'automobile e del cavallo, sebbene la comparsa dei veicoli ponesse fine a un'economia basata sul trasporto di cavalli, l'automobile consentiva di svolgere quasi gli stessi compiti in modo più efficiente.
I formatori sono stati quindi scambiati per meccanici e bancarelle di paglia per stazioni di servizio. In altre parole, il progresso ben eseguito porta con sé un aumento della ricchezza sociale.
Esempi di automazione di processo
A seconda del settore o ambito professionale, l'automazione dei processi è stata realizzata nei seguenti modi:
- Marketing: La cosiddetta "automazione del marketing", è l'automazione applicata all'insieme dei processi di dati relativi ai consumatori. Di solito nei reparti marketing sono fondamentali per comprendere e anticipare i comportamenti dei consumatori. Altre applicazioni sono l'invio di massa di email segmentate in modo automatico, invece di inviarle manualmente.
- Finanza: In finanza, l'automazione dei processi lavora principalmente con l'andamento dei prezzi di borsa o, se del caso, con la contabilità interna della società. Esempi sono la vendita automatica di prodotti finanziari a un determinato prezzo.
- Industria: Questo è un settore in cui gli aggiornamenti tecnologici e i progressi sono solitamente accoppiati in anticipo. La ragione risiede nella sua natura ad alto volume di vendite. Vale a dire, un piccolo risparmio o una riduzione del costo specifico in una grande catena di montaggio significherà un grande risparmio. Questo perché questo verrà ripetuto tutte le volte che il processo viene eseguito, quindi comporterà un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti che avranno meno margine.
In sintesi, questi sono alcuni dei settori che possono essere coinvolti nell'automazione dei processi, ma non tutti devono essere legati al digitale e al tecnologico.
Un esempio di ciò sono strategie o metodologie agili, che sono processi che guidano e stabiliscono regole che migliorano la comunicazione e i processi intorno al around capitale umano, cioè intorno al personale dell'azienda.