La gestione del progetto è un processo che garantisce che il progetto sia sviluppato dall'inizio alla fine con tutte le risorse assegnate e nei tempi previsti.
Il project management è una disciplina che è stata appresa principalmente dall'esperienza. Contrariamente a quanto accade con la gestione aziendale in generale, non c'è molta bibliografia associata.
Ed è che i progetti possono avere natura diversa; commerciale, ambientale, legale, educativo, ecc. e per ogni area ci sono vincoli e fattori che potrebbero influenzare il progetto a subire modifiche al suo disegno originale, estendendosi nel tempo, o nelle risorse.
Funzionalità di gestione del progetto
Difficile indicarlo in una definizione, ma potrebbe essere semplificato come segue.
Un progetto ha un obiettivo, che deve essere suddiviso in diversi altri più specifici. Sì, molto simile a un'indagine, ma per questo caso, per ogni obiettivo specifico devono esserci almeno le seguenti componenti:
- Tempo di esecuzione.
- Obiettivo di esecuzione.
- Risorse associate.
- Programma di esecuzione (da marzo a dicembre, ad esempio, inclusi tutti i giorni non lavorativi, come festività e giorni festivi).
- Indicatori di monitoraggio.
- Responsabile di quell'obiettivo.
Uno strumento molto utile per la gestione dei progetti è il Diagramma di Gantt, che permette di visualizzare graficamente il progetto, distribuendo a colori ciascuna delle sue fasi.
Un altro punto molto importante è il monitoraggio permanente e un piano di emergenza per ogni caso.
In fase di progettazione è bene stilare un elenco dei possibili rischi e delle misure da adottare per realizzarli. Questo ti permetterà di agire rapidamente senza improvvisare.
Guarda costantemente le attività e il budget
L'esecuzione delle attività deve essere coerente con la percentuale del budget fino ad oggi, quindi è importante stabilire delle fasi. Ad esempio, un progetto con tre fasi:
- 1: Da marzo a giugno 30% delle attività e 20% del budget
- 2: Da giugno a settembre 50% delle attività e 50% del budget
- 3: Da ottobre a dicembre 100% delle attività e 100% del budget
Considerato quanto sopra, sarebbe pericoloso se, ad esempio, nella fase 2 fosse stato eseguito solo il 40% delle attività e, tuttavia, fosse stato speso il 50% del budget. Ciò lascia una riduzione del 10% delle risorse che devono essere adeguate lungo il percorso, lasciando il progetto vulnerabile a ulteriori modifiche.
Un'altra lettura che ha questo esempio è che l'ultimo trimestre ha un'esecuzione molto agile e intensa, perché metà del progetto è sviluppata, quindi è molto importante monitorarlo.
In genere si tende a pensare che i progetti abbiano un'esecuzione proporzionata. Cioè, le attività sono distribuite equamente per tutto il periodo, ma in realtà ciò dipenderà dal tipo di progetto che viene eseguito.
Se si tratta di un progetto educativo, logicamente questo dovrebbe essere adeguato ai mesi in cui gli studenti sono a scuola, lasciando i mesi di vacanza liberi o con meno attività.
Un altro esempio importante ha a che fare con il tempo. I progetti di costruzione, ad esempio, subiscono ritardi nei mesi invernali, perché le piogge o il freddo provocano cambiamenti ed emergenze a cui prestare attenzione.
In breve, la gestione del progetto richiede una valutazione preventiva in campo finanziario, tecnico, ambientale, legale e comunicativo, per vedere quale impatto avrà sull'ambiente, o quali colpi potrebbe subire durante il suo sviluppo.
Per questo ogni volta i progetti sono composti da team multidisciplinari che apportano conoscenze provenienti da diverse aree con l'obiettivo di ridurre l'incertezza e raggiungere l'esecuzione desiderata nei tempi previsti. Questa sarebbe in definitiva una gestione del progetto di successo.
