Lo sviluppo organizzativo è il progresso che le organizzazioni sperimentano attraverso processi che migliorano la loro gestione interna.
Le organizzazioni sono in costante movimento e si adeguano ai cambiamenti che il mercato, la legislazione locale, l'ambiente e la società richiedono loro.
Ciò comporta un duro lavoro per snellire i processi, distribuire le funzioni in modo efficiente e fare un buon uso del tempo e delle risorse finanziarie. In questo senso, lo sviluppo organizzativo ha la funzione di generare aziende proattive, flessibili e adattabili ai diversi scenari che possono presentarsi.
Sviluppare organizzazioni
Il compito di sviluppare le organizzazioni richiede attività chiave e concatenate che insieme raggiungano l'obiettivo di renderle più efficienti.
Alcune delle attività per migliorare la gestione delle organizzazioni possono essere:
- Formare i lavoratori sui nuovi strumenti delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) per un migliore utilizzo della tecnologia disponibile.
- Tenere riunioni frequenti ma brevi per affrontare gli imprevisti, senza trascurare i compiti strategici.
- Imposta compiti con scadenze lente e perentorie, in modo da tenere sotto controllo i tempi di lavoro e la consegna dei prodotti.
- Stabilire canali di comunicazione chiari per le diverse situazioni che possono presentarsi. Ciò consente ai lavoratori di risolvere un problema specifico con le persone giuste e di non vagare alla ricerca di risposte da molte persone.
- Sviluppare esperienze che consentano ai lavoratori di tutti i livelli di conoscere il lavoro svolto nelle diverse aree funzionali. Ciò contribuisce alla comprensione dei processi e alla generazione di un ambiente collaborativo.
- Promuovere istanze di scambio di conoscenze. Ad esempio, tra giovani lavoratori con altri con più esperienza, e viceversa. Questo scambio di conoscenze consente di accelerare le esperienze e superare i problemi frequenti.
- Promuovere abitudini sanitarie, sportive e ricreative per un'organizzazione sana.
Aziende con sviluppo organizzativo vs aziende senza sviluppo organizzativo
Le aziende con sviluppo organizzativo sono più agili e proattive. Al contrario, le aziende che non sviluppano, né aggiornano le proprie organizzazioni, sono lente, reattive e costantemente “spegnere incendi”, a causa della loro gestione inefficace.
Una causa delle aziende senza sviluppo organizzativo è avere "grasso" nei loro processi. Ciò si riferisce al fatto che ci sono molte procedure o azioni inutili e che trascorrono solo tempo nella catena di gestione interna.
Esempio di sviluppo organizzativo
Un esempio di aziende senza sviluppo organizzativo sono le istituzioni pubbliche, in quanto, quando si gestiscono risorse pubbliche, queste devono essere autorizzate da molte persone prima di effettuare la spesa, motivo per cui la gestione può richiedere giorni.
Immagina che per eseguire un processo di acquisto o di appalto di un servizio, devi avere l'autorizzazione di un responsabile della pianificazione, un responsabile dell'amministrazione, un responsabile degli acquisti e l'autorità competente.
Se uno di loro si ammala, la struttura burocratica cerca necessariamente un surrogato che si assuma la responsabilità di quella gestione. La persona che assume questa maternità surrogata non è a conoscenza di questo acquisto, quindi richiede informazioni prima di firmare.
In questo processo, l'acquisto si ferma per due giorni, fino a quando non viene firmato e passato all'autorità. L'autorità non si trova e chi dovesse surrogarsi non è nemmeno a conoscenza dell'acquisto, e una volta che ne è a conoscenza, decide di consultare direttamente l'autorità proprietaria, se questo acquisto è urgente o meno e se dà il benestare la sua azienda.
Ebbene, qui è stata presentata una situazione che si verifica quotidianamente in diverse istituzioni pubbliche e che rende la loro gestione molto più lenta rispetto a quella di un'azienda privata.
Tuttavia, se i governi investono in una tecnologia che consente di avallare questi documenti, attraverso una firma digitale, un'autorizzazione remota o un dispositivo che sostituisce la carta, i processi di gestione pubblica sarebbero senza dubbio molto più veloci. E di conseguenza, i cittadini potrebbero ricevere i benefici statali molto più rapidamente.
Queste istituzioni hanno una grande sfida di sviluppo organizzativo, che hanno affrontato attraverso impegni di performance per migliorare la loro gestione interna.
Intanto nelle aziende private la soluzione a questo problema sta nella volontà dei titolari, del consiglio di amministrazione, ovvero della gestione che i dirigenti e gli amministratori delle aziende possono svolgere per migliorare questo aspetto, interpretandolo come un fattore chiave nella strategia aziendale .