La piccola cassa è l'insieme della cassa di un'azienda destinata a coprire esigenze straordinarie ed urgenti nel breve termine, solitamente di modesta entità.
In altre parole, la piccola cassa è un fondo che verrà utilizzato per coprire le spese di emergenza che non sono programmate nel budget aziendale e che non possono essere pagate con un assegno oa credito.
L'idea è quella di poter disporre della piccola cassa a fronte di spese impreviste, senza bisogno del benestare della direzione. Tuttavia, queste spese devono essere giustificate e di solito è richiesta la relativa prova di pagamento.
Un altro problema da tenere in considerazione è che la piccola cassa è solitamente custodita da un dipendente, che chiameremo cassiere. Sarà responsabile nei confronti della direzione per la gestione dei fondi.
Allo stesso modo, è importante sottolineare che la piccola cassa non può essere utilizzata liberamente, né dai dipendenti né dai dirigenti aziendali.
L'importo di questa piccola cassa è anch'esso rinnovabile di volta in volta, mantenendo un importo minimo fissato dall'organizzazione.
Spese finanziate con piccola cassa
Tra le spese che vengono finanziate con la piccola cassa, troviamo principalmente:
- Diete e viaggi: Budget assegnato a un dipendente per effettuare un viaggio, in questo caso, per motivi di attività lavorativa.
- Mobilità: Spese necessarie per coprire il trasferimento dei lavoratori, affinché possano svolgere il lavoro che l'azienda richiede loro.
- Forniture per ufficio: Con la piccola cassa si potevano acquistare cancelleria come cancelleria, inchiostro da stampa e altro.
- Kit di pronto soccorso: Acquisto di medicinali e altri beni che l'azienda deve avere per far fronte alle emergenze sanitarie.
- Riparazioni: Potrebbe essere necessario mantenere le strutture o qualsiasi macchinario necessario per il funzionamento dell'impresa.
Piccola cassa e flusso di cassa
Per mantenere un saldo di piccola cassa senza incorrere in debiti, è necessario che l'azienda generi un flusso di cassa positivo. Ciò significa che non è solo importante ottenere un margine di profitto per l'attività commerciale, ma anche garantire un reddito di cassa all'organizzazione.
Per capirlo meglio, supponiamo che un'impresa realizzi vendite che generano redditività. Tuttavia, se una parte importante di queste operazioni fosse data a credito e vi fossero difficoltà di riscossione, l'azienda potrebbe avere problemi a depositare denaro ea tenere fondi in una piccola cassa, a meno che non si indebiti per avere liquidità.