Le fasi del processo amministrativo sono la pianificazione, l'organizzazione, la direzione e il controllo.
In questo post svilupperemo e spiegheremo le fasi del processo amministrativo. Come indicato nel concetto di processo amministrativo, dobbiamo distinguere tra fasi e stadi. La fase meccanica (pianificazione e organizzazione) e la fase dinamica (direzione e controllo).
È molto importante capire ogni fase in sequenza. Tutte le fasi sono importanti e interconnesse.
Schema delle fasi del processo amministrativo
Per renderlo ancora più comprensibile, abbiamo preparato questo schema del processo amministrativo:
1. Pianificazione
La pianificazione è composta da quella parte che è responsabile di vedere come verrà fatto qualcosa. Cioè, rispondi a domande come:
- Cosa vogliamo ottenere?
- Cosa dobbiamo fare per raggiungere il nostro obiettivo?
- Chi sarà responsabile di ogni parte del processo per raggiungere l'obiettivo?
- Quando e in che termini verrà svolta ciascuna azione?
- Di quali risorse abbiamo bisogno?
- Dove possiamo trovare le risorse?
- Qual è il costo di queste risorse?
- Che tipo di contrattempi possiamo avere e come li risolveremo se si presentano?
- Cosa facciamo di fronte a una battuta d'arresto che non avevamo previsto?
In breve, si tratta di tutto ciò che dobbiamo decidere prima di iniziare. Senza pianificazione, correremo senza meta. E come sappiamo, non importa affatto correre molto veloce se non abbiamo un piano.
2. Organizzazione
Una volta che abbiamo fatto una pianificazione, è il momento di organizzare. Questo è, in parole povere, distribuire i compiti. In qualche modo dare un senso a tutte le domande a cui abbiamo cercato di rispondere in fase di progettazione. Alcune domande da risolvere in questa fase del processo amministrativo sono:
- In quale ordine ci occuperemo dei compiti?
- Chi sarà responsabile di ogni compito?
- Svolgeremo i compiti insieme o ognuno sarà responsabile di una cosa?
- Quando prendiamo decisioni, le prenderemo democraticamente?
- La gerarchia sarà orizzontale o verticale?
Sebbene queste domande possano sembrare parte della pianificazione, l'obiettivo qui è far passare il concetto. Cioè, è una parte che stabilisce come tutto è organizzato. Cioè, quando è in funzione, quali principi organizzativi vengono seguiti.
3. Indirizzo
La direzione, contrariamente a quanto molti pensano, non deve essere responsabile di una sola persona. Potrebbe anche essere gestito da un gruppo direttivo. Tuttavia, la direzione è responsabile di aiutare, intervenire, supportare o motivare il lavoro che viene svolto.
Così, ad esempio, i direttori hanno il compito di influenzare i membri del progetto. O aiutandoli, dando loro alternative o evitando conflitti tra le diverse parti dell'organizzazione.
4. Controllo
Il controllo, in particolare, è definito come il monitoraggio dei risultati e la loro misurazione attraverso metriche affidabili. Quindi, in base alle metriche stabilite, l'organizzazione proverà a tenere traccia delle attività per vedere se il piano pianificato viene seguito.
Ad esempio, supponiamo che il tuo obiettivo di vendita annuale sia 10.000. Nel piano è stabilito che nel mese di gennaio dovranno essere effettuate 1.000 vendite per raggiungere l'obiettivo. Controllare se questi obiettivi intermedi vengono seguiti, ci aiuta a controllare che l'obiettivo principale sia stato raggiunto.
