Il controllo amministrativo è la fase della gestione amministrativa che fa riferimento alla valutazione dei processi e delle prestazioni amministrative, nonché all'identificazione degli scostamenti e delle possibili anomalie.
All'interno della teoria e degli studi economici e aziendali, il controllo amministrativo è considerato una delle fasi che compongono il processo amministrativo.
Attraverso le funzioni di controllo, le diverse organizzazioni cercano di monitorare il loro funzionamento. Cioè, stabilisce modelli di monitoraggio che consentono di osservare le prestazioni dell'azienda.
La ragione principale della sua esistenza è la valutazione di parametri che ne segnalano il corretto funzionamento nel perseguimento della propria missione o attività economica.
Per fare ciò, vengono create funzioni o compiti che facilitano continuamente la valutazione dei processi che vengono avviati.
In questo senso, la previsione iniziale dell'azienda viene confrontata con i valori effettivamente vissuti o raggiunti.
Caratteristiche principali del controllo amministrativo
All'interno delle funzioni amministrative appartenenti al controllo amministrativo, si riscontrano una serie di caratteristiche comuni:
- Valutazione e monitoraggio del processo: Osservando l'attività dell'organizzazione, si intende misurare il suo funzionamento e i livelli di efficienza che produce.
- Elaborazione di modelli e metriche: Dopo l'osservazione, il corretto controllo amministrativo dovrebbe servire a stabilire rapporti o livelli ottimali di produzione, funzionamento, ecc.
- Cerca l'efficienza: Il controllo amministrativo mira alla scomparsa delle differenze tra ciò che è pianificato e ciò che viene eseguito. Per questo richiede processi amministrativi e produttivi il più possibile vicini a quelli proposti all'origine.
- Identificazione delle anomalie: Tenendo conto dei punti precedenti, il controllo deve individuare errori o violazioni procedurali che compaiono nella vita quotidiana di un'organizzazione.
Modalità di controllo amministrativo
Il lavoro amministrativo incentrato sul controllo viene svolto in modo diverso a seconda del momento o dell'istante in cui si svolge:
- Prevenzione e anticipazione: Questo tipo di controllo amministrativo viene attivato prima dell'inizio dei processi. Si riferisce all'osservazione delle risorse da utilizzare, al loro raggiungimento e alla loro disposizione secondo i criteri di pianificazione.
- Osservazione simultanea: Contestualmente vengono stabiliti parametri di controllo simultanei al processo amministrativo. In questo modo si ottengono dati sull'utilizzo degli ingressi e si rilevano anomalie in tempo reale.
- Risposta: Una volta terminato un processo, si traggono conclusioni sulle sue prestazioni, con l'obiettivo di definire i suoi possibili aspetti di miglioramento per il futuro.
Ciò detto, si osserva che la fase di controllo è intrinsecamente correlata alla pianificazione.
In altre parole, un buon controllo e la sua esecuzione devono facilitare che il disegno e la pianificazione strategica iniziale siano realizzati senza deviazioni funzionali.
Il suo coordinamento e l'efficace adempimento degli obiettivi dell'impresa si tradurranno, quindi, nel conseguimento del beneficio economico.