Un ordine di acquisto, chiamato anche ordine di acquisto, è un documento mediante il quale l'acquirente richiede merci al venditore.
In questo modo, ciò che facciamo è documentare le esigenze del nostro prodotto. La cosa normale è inviare questo documento al fornitore in modo che possa fornire detto ordine. Essere in grado di farlo fisicamente o virtualmente (e-mail o sito web). L'obiettivo è quello di poter successivamente confrontare la bolla di consegna con questo ordine e rilevare eventuali incidenti, nonché avere le condizioni di tale ordine per iscritto.
Il processo in un ordine di acquisto
Per prima cosa devi scoprire le esigenze che abbiamo. Una volta scelto il fornitore appropriato, viene emesso l'ordine d'ordine. Il venditore riceve l'originale e l'acquirente conserva una copia. Il venditore serve l'ordine e allega una bolla di consegna che viene confrontata con esso. Se c'è qualcosa che non viene fornito, rimane in sospeso.
Questo documento è utile per entrambe le parti. L'acquirente può controllare il tipo o l'importo della spesa e fare una previsione dei pagamenti. Il venditore può organizzare i suoi diversi ordini e fare una previsione degli addebiti. In entrambi i casi, sono utili programmi di gestione e persino un foglio di calcolo. Ai fini di legge, invece, una volta accettata, impegna entrambe le parti allo scambio pattuito.
Contenuto del documento
Normalmente si tratta solitamente degli stessi dati richiesti su una bolla di consegna, solo che sulla carta intestata comparirà la dicitura "Ordine d'ordine" o simili. Li dettagliamo di seguito:
- Dettagli acquirente e venditore. Il codice fiscale di ogni paese è molto importante. Anche l'indirizzo fiscale.
- Data e luogo di emissione dell'ordine. Il primo è fondamentale, soprattutto per controllare il tempo che impiega il nostro fornitore a fornirlo. In questo modo, possiamo evitare rotture di stock.
- Nome del prodotto e riferimento. Sono inclusi anche la quantità ordinata, il prezzo e gli eventuali sconti, promozioni o bonus.
- Il metodo di pagamento scelto, nonché i termini e gli importi da pagare se applicabili. Questo punto è importante per gestire correttamente la tesoreria.
- Costo totale, eventuali spese di trasporto, assicurazione o simili e, come parte essenziale, la firma autorizzata.
- Data e modalità di consegna. A questo punto, al momento della consegna, verrà inviata al cliente una bolla di consegna da firmare, che solitamente viene allegata all'ordine. Vanno inoltre segnalati eventuali incidenti o quanto non previsto.
La verità è che questi severi requisiti a volte sono allentati, a seconda del rapporto commerciale e di fiducia. In molti casi, gli ordini vengono effettuati verbalmente o per telefono. Può essere richiesto anche via mail ma senza documento d'ordine. Anche così, è conveniente avere sempre il controllo di questi ordini.
Un esempio di documento d'ordine
Vediamo un esempio di cosa potrebbe essere un documento d'ordine. In esso possiamo vedere tutti i dati necessari e gli eventuali sconti e spese relativi alla fornitura di detti beni. Anche lo spazio riservato agli incidenti e alla firma di chi riceve la merce.
Nota: i dati forniti sopra sono dati fabbricati.