La pianificazione è il primo passo nel processo amministrativo. La pianificazione consiste nel definire le strategie che aiutano a raggiungere gli obiettivi prefissati.
Fondamentalmente, la pianificazione è uno strumento utilizzato nella gestione per fissare obiettivi e scegliere i mezzi per raggiungerli. Ciò consente di seguire una linea di azione concreta e definita. Con la pianificazione puoi determinare cosa sarà fatto, come sarà fatto, dove e quando sarà fatto e quanto ci costerà.
Allo stesso modo, questo strumento di pianificazione ci consente di decidere nel momento presente cosa faremo in futuro. Prima si definisce il problema, poi si analizza il passato e si redige il piano che dobbiamo seguire.
Fasi di pianificazione
In effetti, ogni azienda o organizzazione esiste per raggiungere un obiettivo specifico. Pertanto, la missione deve giustificare la ragione d'essere dell'azienda nel momento presente. Mentre la visione indica ciò che l'azienda spera di essere in futuro.
Pertanto, una chiara definizione della missione, della visione e dei valori di un'azienda determina il tipo di clienti che serve, i prodotti che offre e le esigenze che soddisfa. La pianificazione deve essere in accordo con questi aspetti fondamentali dell'organizzazione.
I passaggi principali da seguire nel processo di pianificazione sono:
1. Valutare la situazione attuale
In primo luogo, la valutazione della situazione dovrebbe includere un'analisi dei fattori più importanti per l'azienda. Questi fattori possono essere indicatori economici, tendenze di mercato, concorrenza e risorse di cui l'azienda dispone.
Cioè, la pianificazione inizia dall'ambiente dell'organizzazione. Con ciò si determina lo scopo dell'impresa e si definiscono gli obiettivi di breve, medio e lungo termine che si prevede di raggiungere. Cercare di sfruttare le opportunità ed evitare le minacce dall'ambiente.
2. Definizione di scopi e obiettivi
In secondo luogo, gli obiettivi e gli obiettivi definiscono le cose più importanti che un'organizzazione spera di ottenere a breve, medio e lungo termine. Gli obiettivi devono essere chiaramente definiti, quindi devono essere realistici, misurabili e rilevanti per l'organizzazione.
Certo, gli obiettivi sono i punti comuni per i quali tutti i dipendenti di un'azienda devono lavorare. Diventare punti chiave che guidano le azioni e le attività delle persone.
3. Preparare il piano d'azione
Terzo, per raggiungere gli obiettivi è necessario definire un piano d'azione. Il piano d'azione indica le attività specifiche che devono essere svolte per raggiungere gli obiettivi. Inoltre, queste azioni concrete possono essere strategie o tattiche che devono essere attuate per raggiungere gli scopi del piano.
4. Allocazione delle risorse
Quarto, le risorse necessarie per realizzare il piano possono essere umane, finanziarie, fisiche e materiali. Queste risorse devono essere assegnate in conformità con le azioni o le attività incorporate nella pianificazione.
Queste risorse dovranno certamente essere organizzate in modo efficiente nel processo di pianificazione. Allo stesso modo, durante l'esecuzione del piano deve essere mantenuto un processo di controllo.
5. Eseguire il piano
Quinto, l'esecuzione implica l'attuazione del piano d'azione. Per questo, è necessario delegare l'autorità, allo stesso modo assegnare compiti e responsabilità per raggiungere gli obiettivi del piano. Durante l'esecuzione del piano, il feedback può essere fornito secondo necessità.
6. Controllo
Infine, il controllo è necessario nel processo di pianificazione affinché gli obiettivi possano essere raggiunti. Per questo motivo, è necessario dare un seguito a come vengono svolte le attività e come vengono raggiunti gli obiettivi.
Principi di pianificazione
I principi più importanti della pianificazione sono:
1. Precisione
Soprattutto, quando si esegue il processo di pianificazione, dovrebbe essere reso il più chiaro e preciso possibile. Perché il piano deve guidare le azioni concrete da realizzare. Ecco perché deve essere il più specifico possibile in modo che non sia diffuso o troppo generico. In questo modo sarà possibile raggiungere gli obiettivi con efficienza ed efficacia.
Allo stesso modo, la precisione evita l'improvvisazione o la vaghezza nell'esecuzione. Perché il piano funzioni, deve essere basato su dati reali e su un ragionamento preciso ed esatto.
2. Flessibilità
Le organizzazioni, ovviamente, cambiano continuamente, quindi la pianificazione deve essere flessibile per adattarsi facilmente ai cambiamenti. Pertanto, deve essere in grado di adattarsi ai cambiamenti che possono verificarsi dopo la redazione del piano.
In effetti, ogni piano deve avere un margine di flessibilità in situazioni impreviste. Trovare nuove linee guida di azione che permettano di adattarsi a nuove situazioni.
3. Unità
È importante notare che, sebbene a ciascun dipartimento dell'organizzazione sia assegnato un obiettivo o un obiettivo specifico, l'intero piano è orientato al raggiungimento di un obiettivo comune. Cioè, sebbene ci siano piani specifici per ogni unità, tutti devono essere coordinati a un piano generale.
Certamente, tutto deve essere perfettamente integrato per raggiungere un adeguato coordinamento di funzioni, risorse e attività. Solo in questo modo è possibile raggiungere gli obiettivi.
4. Fattibilità
D'altra parte, il piano non dovrebbe essere così ambizioso da essere impossibile da realizzare. Ma non così ottimista da sembrare che sia molto facile da raggiungere. Si raccomanda che il piano possa essere realizzato, adattandosi alle condizioni e alle esigenze dell'organizzazione.
Naturalmente la progettazione deve essere realistica, quindi deve essere preparata secondo la realtà, con l'esperienza e con le risorse che l'azienda dispone.
Funzioni di pianificazione Planning
Le principali caratteristiche della pianificazione sono:
- È uno strumento utilizzato per prendere decisioni importanti in un'organizzazione.
- Il processo di pianificazione mira a ottimizzare il raggiungimento degli obiettivi.
- Cerca di adattare gli obiettivi in base alle esigenze dell'azienda e alle risorse di cui dispone.
- Definisce azioni concrete che vengono attuate nel momento presente per raggiungere obiettivi futuri.
- La pianificazione è un processo razionale e deliberato.
Tipi di pianificazione
Tra le tipologie di processi di pianificazione troviamo:
1. Strategico
In ogni caso, la pianificazione strategica è ciò che definisce le linee guida di azione del piano generale dell'organizzazione. È svolto dai dirigenti di un'azienda. Coinvolge l'intera azienda, generalmente vengono stabiliti e definiti obiettivi di medio e lungo termine.
2. Tattica
D'altra parte, la pianificazione tattica include piani specifici per ciascuna unità o dipartimento e sono subordinati al piano strategico. Sono piani molto dettagliati poiché guidano il corso d'azione di ciascun dipartimento. Per questo viene anche chiamata pianificazione funzionale.
Di solito, include il piano dettagliato per ciascuna area di gestione dell'azienda ed è sempre subordinato al piano generale dell'azienda. Sono anche legate a decisioni a breve termine.
3. Operativo
Sono generalmente piani a breve termine, strettamente legati alla pianificazione tattica. Sono azioni e attività che devono essere svolte ai livelli più bassi dell'organizzazione aziendale.
In questo modo, la pianificazione operativa determina come vengono allocate le risorse per attuare il piano. Si tratta di una pianificazione a breve termine per ogni area operativa. Stabilisce i passi che devono essere seguiti e i tempi in cui devono essere rispettati.
In conclusione, si può affermare che il processo di pianificazione è essenziale affinché un'azienda raggiunga un alto livello di performance. Ebbene, attraverso la pianificazione, vengono definiti gli obiettivi e gli obiettivi che ci si aspetta da raggiungere. Inoltre, si possono scegliere i mezzi più adatti per raggiungere questo obiettivo. Senza un piano, le risorse umane, finanziarie e materiali che un'azienda possiede non possono essere gestite adeguatamente.
