L'organizzazione formale è quella che è pianificata e che stabilisce un insieme di regole, strutture e procedure che consentono di ordinare le attività dell'organizzazione.
L'organizzazione formale si basa sulla divisione del lavoro, sulla definizione dei diversi livelli di autorità e sulla creazione di canali di comunicazione tra i lavoratori.
La sua struttura e le linee guida sono pianificate dagli amministratori dell'organizzazione e di solito si riflettono in documenti, standard, processi e organigrammi.
I rapporti al di fuori dell'organizzazione formale sono considerati un'organizzazione informale, che nasce spontaneamente tra i colleghi.
Componenti dell'organizzazione formale
- Un insieme ben definito di regole e procedure: Che sono stati precedentemente progettati per ottenere un obiettivo o un obiettivo.
- Obiettivi e strategie: Gli obiettivi a breve e lungo termine sono definiti insieme alle strategie per raggiungerli.
- Stato simbolico: La struttura attribuisce un certo status ai membri in base alla loro posizione e al relativo potere.
- Attività definite: L'organizzazione definisce le attività di ciascun membro dell'organizzazione. Sono stabiliti obblighi e limiti.
- Canali di comunicazione: Esistono canali di comunicazione definiti che devono essere conformi alla gerarchia e alle procedure dell'organizzazione.
- Procedure di coordinamento: Sono definite procedure e meccanismi per il coordinamento delle attività dei diversi membri dell'organizzazione.
Origine dell'organizzazione formale
L'origine di questo tipo di organizzazione è il design creato dai proprietari e dagli amministratori che cercano di definire strategie per raggiungere con successo i loro obiettivi.
Ci sono almeno tre elementi chiave che definiscono questa organizzazione:
- Divisione del lavoro: Consiste nel dividere un lavoro in più attività elementari in modo che i lavoratori possano specializzarsi e quindi essere più produttivi.
- Dipartimentalizzazione: Consiste nel creare diversi dipartimenti nella stessa organizzazione in modo che ciascuno di essi sia responsabile di una determinata attività o obiettivo. Quindi, ad esempio: dipartimento marketing o dipartimento di pubbliche relazioni. Man mano che l'organizzazione cresce, i reparti diventano più complessi e di solito vengono creati reparti sud o suddivisioni.
- Controllo: Consiste nella creazione di meccanismi per controllare e misurare lo sviluppo delle attività dell'organizzazione.
Relazione tra organizzazione informale e formale
L'organizzazione informale può integrare o rafforzare l'organizzazione formale attraverso una buona relazione e cooperazione tra i membri dell'organizzazione. Tuttavia, l'organizzazione informale può anche indebolire quella formale. Ciò si verifica quando l'invidia, l'antagonismo o quando il ruolo informale è più forte di quello formale.
Un esempio in cui il formale non coincide con l'informale è quando, secondo la struttura organica stabilita, c'è un capo dipartimento ma in pratica ognuno segue le idee e le direttive di un'altra persona che, pur non avendo una posizione di capo, ha una personalità e una leadership molto forti.
Esempio di organizzazione formale
Nell'immagine seguente possiamo vedere l'organigramma progettato come parte dell'organizzazione formale di un'azienda:
