La matrice di Eisenhower è una rappresentazione grafica, che mostra i compiti in attesa di esecuzione, ma lo fa classificandoli in base al grado di importanza di questi compiti. In questo modo, permettendo di organizzarli per livello di importanza.
La matrice di Eisenhower è una rappresentazione grafica, in cui viene mostrato un quadrante a due assi. Questi assi mostrano il grado di importanza, così come l'urgenza richiesta per ogni compito. In questo senso, il quadrante ci aiuta a classificare le attività, a seconda del loro grado di importanza e dei tempi di consegna. Allo stesso tempo che, d'altra parte, consente l'organizzazione del lavoro, in modo che a colpo d'occhio possiamo organizzare tutto il lavoro in sospeso.
La matrice di Eisenhower è composta da quattro blocchi.
La sua classificazione, come dicevamo, stabilisce i compiti in base all'urgenza che tale compito richiede, nonché alla loro importanza.
Come è progettata la matrice di Eisenhower?
Dobbiamo sapere che la matrice di Eisenhower, come abbiamo detto, è composta da quattro quadranti.
Nel primo quadrante ci sono i compiti più importanti e urgenti. In questo senso si tratta dei progetti più importanti, che richiedono maggiore attenzione, oltre che urgenza nella loro esecuzione. Questi sono i compiti prioritari nell'esecuzione.
Nel secondo quadrante sarebbero i compiti che, essendo importanti, richiedono meno urgenza. Un quadrante che include quei compiti da svolgere in un periodo di tempo più lungo, ma che richiedono molta attenzione, quindi questo quadrante può aiutarci ad essere proattivi sul lavoro. Questi compiti devono essere programmati, con l'obiettivo della prevenzione.
Nel terzo quadrante, invece, abbiamo quei compiti che, pur non essendo importanti, richiedono maggiore urgenza. In questo senso bisogna stare attenti a non collocare questi compiti nel primo quadrante. Stabilisce quelli che, nonostante l'urgenza che richiedono, sono meno importanti. Questi possono essere delegati ad altre persone.
Infine, il quarto quadrante è costituito da quei compiti che non sono né urgenti né importanti. In questo senso si tratta del quadrante meno importante della matrice. Ebbene, occupandoci di questi compiti, dobbiamo sapere che questi sono gli ultimi a cui viene prestata attenzione. Questi possono, in molti casi, essere eliminati.
Per avere un'idea più visiva, viene presentato un esempio di come sarebbe la matrice di Eisenhower:
Come funziona la matrice di Eisenhower?
Dobbiamo sapere che, come ogni matrice, la matrice di Eisenhower ha una funzione specifica, definita dall'autore, che ci aiuta a costruirne la matrice, oltre che a usarla correttamente.
In questo senso, come si evince dalla sua rappresentazione grafica, abbiamo quattro quadranti, disposti su due assi che misurano il grado di importanza, oltre che di urgenza, di tutti i nostri compiti.
Il primo quadrante, come mostrato nella sua definizione, includerà quei compiti con la massima priorità e che, in un certo modo, ci aiutano a raggiungere quegli obiettivi prioritari che determineranno il raggiungimento dei nostri obiettivi. In questo quadrante, quindi, includeremo crisi che richiedono una soluzione immediata, problemi che richiedono una soluzione rapida, progetti importanti che sono di maggiore importanza.
In secondo luogo, il secondo quadrante si concentra su quelle attività importanti ma non urgenti. In questo senso, includeremo compiti relativi all'osservazione di nuove opportunità, alla costruzione di relazioni e altri compiti importanti, ma che non richiedono urgenza.
Terzo, abbiamo il terzo quadrante, che include compiti che non sono importanti, ma che richiedono urgenza. In questo quadrante includeremo telefonate con i clienti, e-mail, incontri, attività istituzionali, tra gli altri.
Al quarto e ultimo posto, abbiamo il quarto quadrante. Integra compiti che non sono né importanti né urgenti, quindi non gli daremo più importanza di quella che ha già. Questo quadrante può includere aspetti come fare colazione in ufficio per lunghi periodi di tempo, alcune chiamate che non contribuiscono in alcun modo, e-mail che non hanno nulla a che fare con l'attività lavorativa, attività non lavorative, tra le altre.
Con questi quattro quadranti, e ordinando bene i compiti, l'obiettivo è che il lavoratore aumenti la propria produttività ed efficienza.
Obiettivi della matrice di Eisenhower
Come detto, ci sono una serie di obiettivi da raggiungere con l'implementazione di tale matrice.
In questo senso, potremmo includere i seguenti obiettivi, come quelli principalmente perseguiti da questa matrice:
- Produttività incrementata.
- Maggiore efficienza ed efficacia nella gestione delle attività.
- Raggiungere gli obiettivi in modo tempestivo.
- Organizza il lavoro in modo migliore.
- Maggiore concentrazione sulla priorità.
- Gestione della crisi.
- Disciplina.
- Controllo.
- Visualizza.
Tra i tanti altri obiettivi che, implementando detta matrice, possono essere raggiunti.
