Il coronavirus ci ha mostrato che la digitalizzazione non è un'opzione, è una necessità nel mercato del lavoro. Dall'inizio della pandemia, una delle misure consigliate dal governo e adottate da molte aziende è stato il telelavoro.
Dopo anni di lotte per la conciliazione personale e lavorativa, dalla richiesta dei dipendenti di più giorni di telelavoro, per dimostrare che si può essere produttivi fuori dall'ufficio, improvvisamente, il mondo si capovolge e un giorno all'altro le nostre case diventano nuovi uffici. Ma siamo davvero pronti per il telelavoro?
Com'era il telelavoro prima della pandemia?
Il lavoro in Spagna è caratterizzato da un alto presenzialismo, poiché è uno dei paesi con l'orario di lavoro più lungo e quello con il maggior numero di ore in ufficio.
Secondo i dati Randstad, 4,4 milioni di persone, che rappresentano il 20,3% degli occupati in Spagna, possono svolgere un'attività attraverso il telelavoro. Si tratta principalmente di attività svolte da un computer con una connessione internet. Fino a prima della pandemia, uno scarso 4,8% delle aziende facilitava il telelavoro su base regolare e il 3,5% saltuariamente, ben al di sotto della media degli altri paesi europei che si aggira intorno al 14%, secondo l'ultimo studio sul telelavoro dell'INE.
Ci siamo resi conto dello scarso sviluppo tecnologico che ha la maggior parte del nostro tessuto aziendale, e dello sforzo che le aziende hanno fatto per poter fornire ai propri dipendenti i mezzi per svolgere le proprie funzioni fuori ufficio improvvisamente durante l'allarme di stato.
Come è stato l'adattamento del telelavoro ai tempi del coronavirus?
Uno dei problemi nasce perché il telelavoro che abbiamo adottato è stato un telelavoro di emergenza e per necessità, non come un privilegio. Inoltre, non l'abbiamo preso per un paio di giorni, ma per diversi mesi senza che ci fosse stato un processo di adattamento in precedenza.
Ecco come ci siamo adattati al telelavoro ai tempi del coronavirus:
- Team di lavoro: Molte organizzazioni lavorano con laptop che i dipendenti sono stati in grado di portare a casa facilmente. Altri hanno inviato le loro attrezzature tramite società di trasporto. Ma per quanto riguarda la fornitura di Internet? Ci aspettiamo che tutte le famiglie abbiano una connessione, ma non è così. Ci sono molti che hanno dovuto iscriversi a questi servizi o assumere più potere per poter svolgere con successo la loro attività.
- Connessione remota: Molte attività vengono svolte attraverso il software dell'azienda che ha dovuto essere adattato, in modo che i tuoi dipendenti possano connettersi da remoto e lavorare con loro.
- Protezione dati: Da quale rete ci collegheremo se lavoriamo fuori ufficio? È una rete sicura? Molte aziende gestiscono dati sensibili che non dovrebbero lasciare le connessioni protette che hanno all'interno dei loro uffici. Quando si tratta di condividere documenti, devono farlo in sicurezza attraverso portali internet, criptati con password o programmi specifici per lo scambio che non tutti avevano installato.
- Ergonomia della nostra nuova postazione di lavoro: Ora lavoriamo dalle nostre case come possiamo, ma non tutti noi abbiamo sedie ergonomiche che forniscono l'altezza o lo schienale ideali, così come l'illuminazione o l'altezza degli schermi. Tutto ciò influenzerà negativamente le nostre prestazioni, i nostri problemi visivi e fisici. Mal di schiena, affaticamento visivo o stress, si sono manifestati in pochi giorni se non abbiamo l'attrezzatura adeguata. Ciò può essere aggravato in una casa con bambini piccoli in cui richiedono l'attenzione dei genitori, compromettendo la loro concentrazione e produttività. Per legge, l'azienda deve proteggere i propri lavoratori dai rischi professionali e garantire la conformità. Un fatto che è molto difficile in situazioni di isolamento, per cui il rispetto di questo non può essere richiesto, né possono essere forniti tutti i mezzi richiesti come in un luogo di lavoro.
- Software di comunicazione: In questo momento tutti gli incontri saranno virtuali, quindi è necessario adottare, se non fosse già stato fatto, software per effettuare videochiamate, chat di gruppo e dove poter condividere documenti con i colleghi in tutta sicurezza. Ad esempio, Skype, Teams, Zoom o Slack. Alcune aziende hanno dovuto implementarli immediatamente.
- Leadership e gestione del team: Il contatto quotidiano con i membri del team è stato perso e anche il controllo di ciò che fanno durante il loro tempo in ufficio. Ora è necessario gestire le attività attraverso un software che ci aiuti a distribuire le attività, fissare obiettivi e conoscere lo stato di ognuna di esse senza quegli incontri faccia a faccia. I software gestionali come Trello, Basecamp o Teams possono aiutarci. Inoltre, i manager non dovrebbero perdere il contatto con i membri del proprio team organizzando di volta in volta videochiamate per conoscere in ogni modo lo stato dei lavoratori e motivarli. Non dobbiamo perdere il contatto "umano" nonostante la distanza sociale.
Vantaggi e svantaggi del telelavoro in tempi di coronavirus
In questo post abbiamo parlato dei vantaggi e degli svantaggi del telelavoro a livello generale, ma qui andremo ad evidenziare quali sono i principali pro e contro del telelavoro durante il confinamento. Perché non è la stessa cosa telelavorare un giorno alla settimana, poter conciliare la propria vita personale o risparmiare viaggi e solo alcuni membri del team, fare tutto all'infinito e da un giorno all'altro.
Il telelavoro per l'azienda presuppone un risparmio dei costi fissi nella manutenzione degli spazi fisici di lavoro, fattore che aumenterà la produttività. Tuttavia, questa situazione prolungata nel tempo renderà difficile la gestione delle squadre e del sindacato che esisteva. Inoltre, renderà difficile controllare le prestazioni dei lavoratori, influendo negativamente sulla produttività.
A ciò va aggiunta l'immediata digitalizzazione che la maggior parte delle aziende ha dovuto subire per adattare il telelavoro a tutti i propri dipendenti. Un investimento di tempo e denaro che nel breve termine ha salvato l'attività dell'azienda e che, probabilmente nel lungo periodo, sarà redditizio e favorirà la produttività dell'azienda.
In relazione al lavoratore, è vero che il telelavoro lo aiuterà a conciliare la vita personale, soprattutto in questo momento in cui i bambini non hanno scuola e hanno bisogno delle loro attenzioni a casa, così come qualsiasi membro della famiglia che richiede le loro cure.
Il risparmio di tempo e di costi del pendolarismo per lavoro è notevole, e soprattutto l'isolamento in casa fa sì che il tempo che dedichiamo al lavoro sia dedicato allo stare davanti al computer e non a chiacchiere con i colleghi, caffè o altre forme di distrazione. Tuttavia, questo non è del tutto vero perché presumibilmente ci saranno più persone in casa che possono anche distrarci.
L'isolamento ha cambiato il nostro modo di elaborare emozioni e pensieri, siamo soggetti all'incertezza di non sapere fino a quando manterremo questa situazione e cosa sta succedendo fuori. Le nostre menti sono consapevoli delle notizie sui nuovi confinamenti, cosa accadrà al nostro lavoro, quando recupereremo la nostra vita sociale o i nostri hobby.
La mancanza di concentrazione, sonno, motivazione e stress sta influenzando negativamente le nostre prestazioni sul lavoro e la nostra salute mentale. Non ne usciremo facilmente e le conseguenze psicologiche dureranno nel tempo.
In che modo il telelavoro durante il coronavirus influirà sulla produttività?
Se vogliamo implementare il telelavoro, dobbiamo dimenticare di misurare la redditività per dipendente in base alle ore di lavoro e farlo per progetti o obiettivi. A seconda del tipo di attività che svolgiamo, misurare la produttività del telelavoro può costare di più o di meno. Ad esempio, a livello commerciale dobbiamo guardare ai sondaggi di valutazione dei clienti, al numero di reclami o al tempo investito nella generazione di una vendita.
Bisogna soprattutto guardare a come varierà la produttività a livello generale in azienda, poiché i costi fissi diminuiranno e bisogna adattare gli obiettivi al nuovo contesto economico e sociale. Non possiamo ipotizzare uno scenario come quello che immaginavamo all'inizio dell'anno quando abbiamo fissato gli obiettivi per il 2020. I quadri dovrebbero svolgere un controllo quotidiano delle attività dei loro team e delle loro prestazioni, e i dirigenti dell'evoluzione a livello globale dell'azienda e il raggiungimento dell'obiettivo finale: Creare valore.
In che modo tutto ciò influirà sulle prestazioni dei lavoratori a breve e lungo termine? E alla produttività dell'azienda? Riusciremo a superare l'era post-covid?
Gli esseri umani si distinguono per la loro capacità di adattarsi ai cambiamenti, e sicuramente lo faremo anche in questa occasione. Seppur per quanto riguarda l'evoluzione in termini di efficacia ed efficienza, solo il tempo dirà chi ha saputo adattarsi con successo, cogliere l'opportunità o essere sconfitto.
Credevamo che la tecnologia ci isolasse e oggi ci rendiamo conto che grazie ad essa siamo più connessi che mai. Credevamo che la digitalizzazione ci avrebbe fatto perdere il lavoro e oggi ci ha dimostrato che grazie ad essa possiamo continuare a lavorare da qualsiasi luogo.
Il telelavoro è qui per restare, forse non nel modo che avremmo voluto, ma è stata una realtà per inaugurare la nuova era digitale e sarà il consueto modus operandi in quel panorama che ora si chiama "la nuova normalità" ".