La digitalizzazione è il processo mediante il quale processi analogici e oggetti fisici vengono convertiti in formato digitale.
In altre parole, la digitalizzazione è la procedura mediante la quale determinate operazioni possono iniziare ad essere eseguite tramite supporti digitali, come computer o smartphone, solitamente con l'ausilio di una connessione Internet.
Allo stesso modo, la digitalizzazione si riferisce a un cambio di formato, di articoli o documenti, dal fisico al digitale. Cioè, i file non sono più su carta per essere spostati su uno schermo.
La digitalizzazione, è bene precisare, è un processo che non viene effettuato solo da aziende o istituzioni. Piuttosto, è un cambiamento nel modo in cui le persone gestiscono tutti i tipi di informazioni, da quelle finanziarie o bancarie ai file di foto che non vengono più stampati per essere inseriti in un album. Invece, le foto ora vengono solitamente salvate in un file digitale e possono essere caricate, ad esempio, nel cloud.
Vantaggi e svantaggi della digitalizzazione
Tra i vantaggi della digitalizzazione possiamo evidenziare i seguenti:
- Consente di risparmiare su carta e inchiostro di stampa, poiché i documenti vengono archiviati digitalmente.
- Continuando con il punto precedente, utilizzando meno carta, si generano meno rifiuti, aiutando l'ambiente.
- I documenti digitali sono più facili da condividere. Ad esempio, immaginiamo di eseguire una procedura con un'istituzione che si trova in un'altra città o paese. Quindi, i documenti possono essere inviati via e-mail, arrivando immediatamente. Questo, invece di spedire i documenti corrispondenti, che richiederebbero giorni o settimane.
- È più facile individuare un file quando si trova su un supporto digitale. Questo, rispetto a cosa significa cercare un documento specifico in una pila di carte.
- La digitalizzazione combatte anche l'economia informale e la corruzione del governo.
Tuttavia, la digitalizzazione presenta anche alcuni aspetti negativi:
- Non tutte le persone possono familiarizzare facilmente con i media digitali, soprattutto se sono già vecchie. Quindi, anche se un'entità cambia molte delle sue procedure in digitale, alcuni utenti saranno a disagio o riluttanti al nuovo sistema.
- Il digitale non è sempre infallibile. È possibile che, a causa di un errore umano o di un virus, ad esempio, i file vengano persi.
- La digitalizzazione di solito non è immediata, ci vuole un certo tempo per poter trasferire tutti i file, ad esempio, di un'azienda, dal supporto fisico a quello digitale.
- Quando le persone condividono documenti o informazioni sui media digitali, c'è sempre il rischio che i dati cadano nelle mani di persone senza scrupoli come gli hacker.
Esempio di digitalizzazione
Immaginiamo che una società bancaria, nell'ambito del proprio processo di digitalizzazione, abbia deciso di consentire l'invio per posta degli estratti conto delle carte di credito. Lo faranno gradualmente, iniziando ad addebitare un importo aggiuntivo per l'invio del documento fisico. In questo modo, i clienti sono incoraggiati a ricevere le informazioni solo via e-mail.
Nel tempo, sempre meno clienti bancari dovrebbero essere disposti a pagare per ricevere il loro estratto conto cartaceo.
