Le tipologie di ordini sono le diverse forme di richiesta di acquisto di materiali o servizi che un'azienda rivolge ai propri fornitori.
È importante dire che la richiesta di ordini viene effettuata dall'ufficio acquisti di un'azienda. Questi ordini sono formulati in conformità con i requisiti di materiali e servizi effettuati dai reparti di produzione o di magazzino.
Da parte sua, il reparto di produzione fa questi requisiti considerando che l'organizzazione ha la fornitura di quei beni e servizi che saranno necessari per eseguire il processo produttivo.
Nel frattempo, lo fa il magazzino o il reparto magazzino per avere la necessaria disponibilità dei prodotti. Questo, per soddisfare le richieste dei clienti che acquistano i prodotti che l'azienda vende.
Tipi di ordini
Esistono diverse classificazioni di ordini, tra le più importanti possiamo citare le seguenti:
1. Alle condizioni stabilite tra le parti
Secondo le condizioni stabilite tra le parti, gli ordini possono essere classificati in:
per. Ordine condizionale
Naturalmente, l'ordine condizionato è un tipo di ordine il cui adempimento è limitato da una serie di condizioni commerciali che l'acquirente richiede al venditore. Queste condizioni potrebbero essere alcuni vantaggi come sconti, modalità di pagamento, tempi di consegna e condizioni sul futuro della domanda.
Pertanto, l'adempimento dell'accordo dipenderà dall'accettazione delle condizioni del contratto da parte del venditore. Cioè, questo modulo d'ordine è chiamato proposta d'ordine.
b. Ordine fermo
Questo tipo di ordine si verifica quando l'acquirente e il venditore concordano tutte le condizioni stabilite. Non richiede alcun tipo di negoziazione o modifica da apportare per la conformità. Questo, visto che tutte le condizioni sono state preventivamente stabilite ed è stato firmato il relativo contratto. Il documento è già una nota d'ordine.
2. Dall'oggetto richiesto
A seconda dell'oggetto richiesto, gli ordini possono essere:
per. Richiesta di servizi
Naturalmente, è la richiesta formale per la fornitura di un servizio o di un compito da parte di un cliente. Questa funzione può includere o meno i materiali necessari per svolgere l'attività. Se non includi i materiali, il richiedente dell'ordine è responsabile del costo dei materiali.
b. Ordine dei materiali
L'ordine dei materiali viene utilizzato dalle aziende che richiedono determinati prodotti o materiali per svolgere i propri compiti ed essere in grado di funzionare. Possono essere fabbriche che trasformano materiali in prodotti o società di distribuzione che vendono prodotti. Cioè, i materiali possono essere utilizzati per essere consumati o per rifornire le scorte di prodotti.
3. Per destinazione del materiale
A seconda della destinazione del materiale richiesto, gli ordini possono essere:
per. Ordine di sostituzione
Indubbiamente, gli ordini di rifornimento sono richiesti dal magazzino o dal reparto magazzino di un'azienda. Questi requisiti sono fatti al fine di mantenere la quantità minima di scorte di cui l'azienda ha bisogno. Questo, al fine di soddisfare in modo efficiente le esigenze di routine dei clienti interni o esterni dell'azienda.
b. Richiesta straordinaria del consumatore
Un ordine straordinario può essere generato quando l'azienda ha un livello adeguato di fornitura di questi materiali nel suo processo di stoccaggio. Ma, poiché l'azienda si aspetta un consumo maggiore o una domanda maggiore, effettua ordini straordinari. In questo modo riesce a rispondere soddisfacendo adeguatamente le richieste del mercato.
4. Tramite il modulo d'ordine
Per quanto riguarda la forma, gli ordini sono classificati come:
per. Ordine normale
Ovviamente si effettua un normale ordine nel modo consueto per coprire la fornitura per brevi periodi di tempo. Questa volta può essere di una settimana, di un mese o di una stagione specifica. Generalmente questi ordini vengono effettuati in accordo con le politiche di fornitura applicate dalle aziende. Cioè, rispondono alla normale fornitura che l'organizzazione richiede.
b. Ordine programmato
L'ordine programmato, invece, viene effettuato sulla base dei dati storici di acquisto dell'azienda, considerando periodi regolari per effettuare gli ordini. In questo modo si riducono i costi di gestione e di acquisizione dei materiali. Questo perché l'azienda, quando pianifica i suoi ordini, acquista in grandi volumi.
Naturalmente, questo tipo di ordine necessita di un controllo delle date stabilite per le consegne, poiché un errore nelle spedizioni potrebbe influire sulla quantità di scorte necessarie.
c. Ordine aperto
Un ordine quadro si verifica quando c'è un impegno ad acquistare materiali e prodotti in grandi volumi. Ma le consegne vengono effettuate in quantità minori distanziando i tempi di consegna. Questi ordini possono gestire quantità approssimative, che vengono acquisite gradualmente.
Come si può formalizzare qualsiasi tipo di ordine?
Gli ordini devono essere formalizzati affinché la compliance sia effettiva. I modi più comuni per confermare un ordine sono i seguenti:
1. Utilizzo del telefono
Innanzitutto, la conferma di un ordine può avvenire tramite comunicazione telefonica. Ma affinché l'ordine venga formalizzato, è conveniente utilizzare un documento scritto, dopo aver effettuato la conferma telefonica.
2. Utilizzo di mezzi di comunicazione scritti
In secondo luogo, utilizzando i media scritti. Le forme più comuni di comunicazione scritta sono lettere, fax ed e-mail. I moduli scritti hanno il vantaggio che tutte le condizioni sono stabilite formalmente tra acquirenti e venditori.
3. Nota sull'ordine
In terzo luogo, una nota d'ordine è un documento stampato che contiene i dati più importanti per facilitare l'inserimento delle informazioni e accelerare il processo. Ciò semplifica il processo di acquisto e vendita.
4. Tramite un agente di commercio
Inoltre, l'ordine può essere formalizzato quando l'agente di commercio consegna il modulo d'ordine e viene quindi firmato per l'evasione.
In conclusione, si può dire che esistono diversi tipi di ordini. Questi sono adattati alle esigenze e ai requisiti specifici di ciascuna azienda. Ora, ciò che dovrebbe essere chiaro è che, indipendentemente dal tipo di ordine utilizzato, l'ordine deve includere chiaramente tutte le condizioni di vendita importanti per l'azienda.
Tali condizioni quali prezzi, sconti, date di consegna, qualità e quant'altro possa interessare, devono essere stabilite con la massima precisione possibile. Questo, per non dar luogo a diverse interpretazioni.