La scuola amministrativa burocratica è una scuola basata su principi razionali. Ciò, adeguando i mezzi ai fini che ci si attende di raggiungere, garantendo così efficienza all'amministrazione.
Prima di tutto, chiariamo che questa scuola è anche conosciuta come la scuola di amministrazione strutturalista. Il suo massimo esponente è Max Weber, il quale ritiene che la burocrazia sia il modo più appropriato per amministrare le organizzazioni moderne.
Anche gli antecedenti di questa scuola emergono nel XVII secolo alla fine del Rinascimento europeo. Apparve formalmente negli anni Quaranta e si opponeva al modo meccanico in cui operava la scuola classica di management e alla soggettività della scuola delle relazioni umane. Pertanto, appare come una nuova proposta per gestire in modo efficiente le organizzazioni moderne.
Ora l'applicazione per la gestione burocratica può essere trovata in diverse organizzazioni. Può essere il caso di ospedali, scuole, tribunali, chiese, eserciti e aziende sia pubbliche che private.
Che cos'è la burocrazia?
Per cominciare, la burocrazia può essere intesa come una forma di struttura organizzativa o un'organizzazione caratterizzata dall'avere un insieme di procedure esplicite e regolarizzate. Inoltre, sono chiaramente definiti la ripartizione delle responsabilità, il livello gerarchico e le relazioni impersonali.
Caratteristiche della burocrazia
Le principali caratteristiche della burocrazia sono:
1. Razionalità
Solo l'uso della razionalità può portare all'efficienza dell'organizzazione. Pertanto, ogni attività e compito che viene svolto deve seguire l'approccio razionale.
2. Gerarchia
Ogni dipendente di grado inferiore deve essere sottoposto al controllo e alla supervisione di un superiore. Cioè, il sistema di autorità è rigido. Per questo motivo la struttura dell'organizzazione deve essere gerarchica, lineare e rigida.
3. Ci sono regolamenti
Le regole e le procedure amministrative sono definite e ne deve esserci una registrazione scritta. Pertanto, tutte le norme sono legali.
4. È impersonale
Le relazioni tra i membri dell'organizzazione si basano su posizioni e gerarchia, non sulle persone. Cioè, ogni posizione è indipendente dalla persona.
5. Definire le funzioni
Le attività e le funzioni delle postazioni di lavoro devono essere svolte secondo routine e procedure stabilite. La divisione del lavoro è uno dei pilastri fondamentali dell'amministrazione burocratica.
6. La comunicazione è formale
La comunicazione è formale perché qualsiasi attività o compito svolto da un dipendente dell'azienda deve essere segnalato per iscritto.
Fattori più importanti nella scuola burocratica di management
I fattori più rilevanti per la scuola burocratica di amministrazione sono:
1. L'essere umano
L'essere umano è considerato semplicemente come una risorsa in più che viene utilizzata nell'organizzazione per raggiungere gli scopi e gli obiettivi. In questo sistema, l'essere umano deve essere obbediente ai regolamenti e agli standard stabiliti nel loro posto di lavoro.
2. Motivazione
La motivazione che viene gestita in questo sistema organizzativo avviene in due modi diversi. Una forma di motivazione è che il dipendente può salire nella gerarchia.
La seconda forma di motivazione è personale, nel senso che il dipendente desidera intraprendere una carriera professionale all'interno della burocrazia.
3. Comunicazione
La comunicazione all'interno dell'organizzazione è gestita in due modi, ascendente e discendente. Il downstream è sostanzialmente la trasmissione degli ordini da parte del superiore a cui obbedire dal subordinato.
L'ascendente va dal subordinato al superiore. In genere si tratta di resoconti o resoconti del lavoro e dei risultati raggiunti. Anche il subordinato può esprimere i disaccordi che trova nel suo lavoro.
4. Leadership
La leadership non è una caratteristica importante in questo sistema di gestione, poiché il superiore deve solo svolgere le funzioni specifiche della posizione che occupa.
5. Potere
Il potere in questa forma di organizzazione è conferito dalla posizione e non dalla persona. L'autorità è formale. Il semplice fatto di occupare una posizione superiore conferisce il dominio sui subordinati.
6. Il conflitto
In generale, si ritiene che non vi siano conflitti, poiché le funzioni ei compiti sono chiaramente delimitati. Pertanto, ogni posizione o dipartimento deve funzionare in modo efficiente.
7. Processo decisionale
Le decisioni vengono prese meccanicamente. Se c'è un problema, è legato alle regole stabilite e in questo modo si decide come risolverlo.
8. Partecipazione
Ovviamente il livello di partecipazione è totalmente nullo. Ogni dipendente si limita a soddisfare i requisiti della posizione che occupa.
9. Il cambiamento
Il cambiamento è qualcosa di molto temuto. Se deve essere cambiata, la struttura è considerata fallita perché deve modificare le sue azioni.
10. L'ambiente
L'ambiente è visto come qualcosa che non cambia e che rimane sempre immutato. È praticamente considerato come qualcosa di statico.
Vantaggi della scuola burocratica di amministrazione
Tra i suoi vantaggi più importanti troviamo:
- Il lavoro mira al raggiungimento degli obiettivi.
- Ogni membro sa quali sono i suoi doveri.
- Le regole scritte sono chiare e precise.
- I processi sono di routine, sono più automatizzati e hanno meno margini di errore.
- L'azienda ha continuità, anche se c'è un cambio di personale.
- C'è meno conflitto, perché tutti sanno cosa fare.
- È affidabile perché i processi sono stati testati e funzionano.
Svantaggi della scuola burocratica di amministrazione
Gli svantaggi più importanti sono:
- Le relazioni sono impersonali.
- Genera conformismo sul lavoro, si fa sempre la stessa cosa.
- I modelli di business possono essere molto rigidi.
- C'è spreco di tempo con scartoffie e procedure formali ingombranti.
- Può generare abusi di autorità.
- Causa resistenza al cambiamento.
In conclusione, si può affermare che la scuola di gestione burocratica cerca di raggiungere l'efficienza attraverso l'applicazione di principi razionali. La struttura di gestione burocratica è scientificamente progettata in modo che tutto funzioni con precisione, soprattutto per raggiungere gli obiettivi e le finalità dell'organizzazione.
