Le funzioni di un assistente amministrativo sono quelle derivate da un lavoro amministrativo in ufficio. Si va dal servizio clienti alla gestione documentale di un'azienda.
Il lavoro di un assistente amministrativo ha molteplici compiti ed è alla base dell'attività quotidiana di un'azienda dal punto di vista amministrativo.
Sebbene il più delle volte questa posizione professionale sia quella con il grado e lo stipendio più bassi all'interno della struttura di un'azienda, questo tipo di profilo svolge molte e varie funzioni di base per l'andamento di un'azienda.
Per il proprio lavoro, un assistente deve avere conoscenze e abilità dimostrabili su elementi di un ufficio.
Particolarmente importante è il dominio del software di office automation di base esteso al tessuto aziendale, oltre ad altri programmi specifici per determinati settori (disegno grafico, vettoriale, programmazione, scienze attuariali…)
Inoltre, di solito è necessario che questo profilo gestisca apparecchiature o beni informatici ampiamente diffusi in uffici di ogni tipo. Ne sono un esempio i computer, le fotocopiatrici e altre apparecchiature per l'elaborazione e l'archiviazione di documenti.
Funzioni di assistente amministrativo
Un assistente amministrativo svolge un gran numero di compiti nel quotidiano di un'azienda. Tutti possono essere classificati come segue e richiedono una serie di competenze:
- Servizio clienti faccia a faccia: L'assistente è la prima persona a disposizione del pubblico e funge da filtro per i clienti delle strutture di ciascuna azienda.
- Gestione delle comunicazioni: Questo professionista dovrebbe organizzare i contatti telefonici ed e-mail. È anche comune coordinare social network o elementi web in assenza di professionisti specifici per tali funzioni.
- Ricezione, gestione e invio della documentazione: È normale che gli assistenti amministrativi agiscano come responsabili dei bagagli e dei documenti, distribuendoli tra i diversi reparti.
- Compiti di gestione quotidiana: Molto spesso questi lavoratori svolgono compiti di automazione d'ufficio elementari, come la creazione di vari tipi di contenuti e la preparazione dell'agenda del personale. I più importanti sono quelli della fatturazione, della contabilità o della gestione di documenti e file.
- Rapporti con terzi: Le aziende devono stabilire una comunicazione con altri, come fornitori o autorità di regolamentazione pubbliche. Spesso l'assistente amministrativo ha il compito di mantenere fluente questo flusso di informazioni.
- Supporto al personale senior o ai supervisori: Come nel punto precedente, molti assistenti svolgono compiti di supporto ad altre aree dell'azienda dal punto di vista amministrativo.
La posizione di assistente amministrativo
Questo tipo di professionisti è presente in tutti i tipi di aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni e dal settore economico in cui partecipano.
Allo stesso tempo, è presente nelle aziende sia private che pubbliche con accesso tramite opposizione.
Grazie allo sviluppo di nuovi ambienti digitali e all'avvento delle nuove telecomunicazioni, il profilo professionale dell'assistente amministrativo ha acquisito nuove funzioni da svolgere.
Ciò ha influito sulla necessità di formazione per ricoprire questa posizione in un'azienda. Solitamente tale preparazione è regolamentata in corsi di formazione professionale finalizzati alla conoscenza dell'amministrazione o della finanza aziendale.