Zero Based Budgeting - Cos'è, definizione e concetto

Il budget a base zero è un documento che riflette quanto e dove sono allocate le risorse di un'azienda, con l'obiettivo di ottenere maggiore redditività ed efficienza ridistribuendo le voci di spesa.

In altre parole, il budget a base zero va oltre un budget normale o un report standard.

È una tecnica finanziaria e contabile che ci permette di individuare spese inefficienti e addirittura inutili. Partendo da questa base, l'obiettivo è promuovere le voci di spesa che hanno un maggiore impatto positivo per l'azienda. Come? Diminuire o far sparire quelli che non ne valgono la pena.

Un esempio comune è quando le spese simili vengono raddoppiate. Potrebbe essere il caso che un'azienda abbia contratto due linee Internet simultanee da diversi fornitori. In questo scenario, dovremmo considerare di eliminare uno dei due provider e mantenere quello che ci offre lo stesso servizio al prezzo più basso.

Fasi del budget a base zero

Durante la preparazione del budget a base zero, devono essere seguiti una serie di passaggi affinché il risultato sia quello che realmente ci aspettiamo. Questo budget dovrebbe trasformare l'azienda in generale. Questo, dal momento che la ridistribuzione delle spese riguarderebbe tutti i livelli e dipartimenti di questa.

Quindi, il processo di creazione di un budget a base zero sarebbe fatto in questo modo:

In questo modo, sulla base di queste cinque fasi, è possibile effettuare un cambiamento a tutti i livelli dell'organizzazione in modo praticamente globale.

1. Stabilire un obiettivo primario: Si tratta di essere chiari prima di iniziare a sviluppare il lavoro che il budget a base zero presuppone ciò che vogliamo ottenere o migliorare nella nostra azienda. Un esempio si verifica quando l'obiettivo è ridurre le spese per compensare una certa fase bassa di reddito dell'azienda. Questo accade se l'azienda possiede un'attività che funziona meglio in determinate stagioni dell'anno. Un buon esempio di ciò sono i parchi a tema in estate e in inverno.
2. Definizione dei livelli decisionali: Questa fase ha il compito di definire i livelli di controllo che si stabiliscono tra le diverse linee di comando dell'azienda. Per questo l'ottimale è avere poche righe ma con una grande fluidità di comunicazione e una presenza in cui quasi tutti i livelli possano sentirsi identificati. Un esempio è il caso della grande azienda suddivisa in una moltitudine di reparti. Affinché vi sia una buona comunicazione tra di loro e si muovano nella stessa direzione, devono essere ben definiti i comandi dei reparti insieme ai comandi generali dell'azienda. Pertanto, è possibile identificare e analizzare i problemi che possono esistere in vari reparti, ad esempio.
3. Sviluppo di strategie decisionali: Sulla base di uno o più obiettivi definiti e livelli decisionali efficaci, procederemo all'attuazione della strategia che ci consente di raggiungere gli obiettivi a tutti i livelli. Un esempio sono gli obiettivi minimi che si stabiliscono nei contratti di lavoro che remunerano in maniera variabile a seconda dei prodotti o servizi venduti.
4. Esecuzione di strategie: qui inizia la strategia sviluppata a tutti i livelli dell'organizzazione per raggiungere gli obiettivi prefissati. In questa fase vengono messi alla prova gli obiettivi e la nuova realtà dell'azienda e vengono apportate alcune modifiche per migliorare il processo. Alcuni casi che possono servire da esempio sono quando un middle management ritiene che gli obiettivi siano al di sopra o al di sotto delle capacità del suo personale incaricato. Di conseguenza, il carico minimo da raggiungere sarà abbassato o aumentato.
5. Revisione del processo: In questa fase finale del processo, si verifica se gli obiettivi, le scadenze e il modo in cui è stata sviluppata la strategia sono stati raggiunti. Con questo vogliono identificare, ad esempio, i vizi che possono verificarsi. Un caso piuttosto frequente è quello dell'accumulo di alcune spese generali senza individuarne l'utilità o la destinazione specifica. Potendo, in questo modo, essere curati dall'acquisto del caffè per i dipendenti, ai fogli per l'ufficio. Definire queste spese ci permette di analizzare le esigenze dell'azienda e come il processo potrebbe essere migliorato.

Pertanto, sebbene il processo abbia cinque fasi e ognuna di esse richieda la precedente che lo precede, a seconda del modello di business e delle sue esigenze, potrebbe essere adattato con ancora più fasi.

Vantaggi e svantaggi del budget a base zero

Dato che il budget a base zero richiede molto lavoro e influenza il modo in cui le cose vengono fatte in azienda, quanto segue esporrà i punti di forza e di debolezza che la sua implementazione e implementazione può comportare:

Considerando che i vantaggi superano gli svantaggi solo eseguendo il processo correttamente, è vantaggioso a tutti i livelli adottare un budget a base zero.

In altre parole, completando con successo ciascuna delle fasi del processo, l'azienda passa dall'essere in una situazione di certa inefficienza e incertezza, alla determinazione di determinati obiettivi, un budget ristretto e una riallocazione delle risorse. Ciò renderà l'azienda più sostenibile dal punto di vista economico.

Esempi di budget a base zero

Di seguito verranno illustrate le situazioni in cui la realizzazione di un budget a base zero ha portato all'individuazione di alcuni squilibri o problematiche in un'azienda:

• Duplicazione delle spese: Identificare le spese doppie, cioè forniscono lo stesso servizio e un'unica azienda che lo fornisce ci è utile. Esempi sono la telefonia, gli abbonamenti di software simili, l'acquisto di prodotti della stessa natura, ecc.
• Identificazione delle spese superflue o non necessarie: Durante il processo di budget a base zero, potremmo trovare voci di spesa che non hanno alcun senso. Esempi sono le spese per le indennità per i dipendenti senza che questi viaggino da nessuna parte.
• Previsione di spesa: Cerchiamo di spendere secondo le esigenze dell'azienda, senza eccessi. Questo accade, ad esempio, nelle imprese stagionali che devono adeguare l'allocazione delle risorse in base al periodo estivo. Un esempio è che per un ristorante l'acquisto del gelato sarà effettuato in misura maggiore in estate che in inverno.
• Ripartizione delle spese in base ai rapporti: Sebbene tutti i reparti possano avere la propria allocazione specifica, il reparto che ha il ROI più alto su ciò che viene investito su di esso, sarà il più redditizio per aumentare gli investimenti in esso. Un reparto che fa molto affidamento su questo tipo di visione è il reparto marketing.

Queste sono alcune delle situazioni che si possono trovare nelle aziende. A seconda del settore, delle dimensioni e del modello di business dell'organizzazione, durante la preparazione del budget a base zero tenderanno a trovarsi uno o l'altro dei punti di miglioramento o rettifica.

Costi predefiniti