Un report è un documento il cui scopo è quello di poter comunicare un insieme di informazioni raccolte e preventivamente analizzate secondo determinati criteri.
Il rapporto, quindi, raccoglie informazioni e fatti verificati e analizzati dal suo autore. Informazioni che, dopo essere state analizzate, forniscono una serie di risposte, nonché dati rilevanti, all'organizzazione di un'istituzione o di un ente.
In questo modo, l'obiettivo è l'uso di questi dati per, come raccomandazione dell'autore, risolvere nel miglior modo possibile un determinato conflitto o situazione indesiderata.
Un rapporto è sempre scritto in prosa informativa.
Ciò include le raccomandazioni, nonché l'analisi, dell'autore per risolvere una determinata situazione.
Tipi di rapporto
Tra le tipologie di segnalazione più comuni vanno evidenziate le seguenti:
A seconda del numero di pagine e della loro lunghezza, queste possono essere classificate in due tipologie:
- Relazione esecutiva: Non supera le 10 pagine, mentre vengono raccolte informazioni accurate.
- Rapporti lunghi: Supera le 10 pagine.
In base al loro contenuto, questi possono essere classificati in quattro tipi:
- Di natura informativa: Incentrato sul grande pubblico.
- Scientifico: Con un linguaggio rigoroso, raccogli informazioni scientifiche come prodotto di un'indagine.
- Tecnico: Pur mantenendo il livello di una relazione scientifica, si concentra su organizzazioni ed enti del settore privato e pubblico, con un obiettivo specifico.
- Misto: Serve per esporre informazioni sia per il pubblico in generale che per le istituzioni.
Infine, in base alla scrittura, possiamo classificare i report in tre tipologie:
- Analisi: Il suo obiettivo è l'analisi, come suggerisce il nome, nonché la ratifica delle decisioni prese.
- Mostre: Contengono informazioni che si desidera esporre al pubblico.
- persuasivo: Cercano di convincere il destinatario, il loro obiettivo è quello di prendere una determinata decisione.
Si segnala che, oltre a quelle citate, vi sono un'altra serie di segnalazioni che, in quanto meno frequenti, non sono state citate.
Un esempio di questi sono rapporti di lavoro, rapporti di ricerca, rapporti finanziari, rapporti accademici, tra gli altri.
Struttura di un rapporto
La struttura che solitamente presenta un report è la seguente:
- Introduzione.
- Corpo.
- Conclusione.
- Bibliografia.
Questa struttura, a seconda del tipo di report, potrebbe variare.
Un esempio potrebbe essere il rapporto espositivo. Questo non dovrebbe avere conclusioni, ma dovrebbe concentrarsi maggiormente sul corpo, oltre che sullo sviluppo dell'ipotesi che cerca di smascherare.
Suggerimenti per un buon report
Ecco alcuni suggerimenti che potrebbero aiutarci nella preparazione di un report:
- Scegli bene l'obiettivo.
- Pensa al tuo pubblico come al tuo obiettivo principale.
- Fai un elenco di ciò che vogliamo includere nel rapporto.
- Trova le fonti più accurate.
- Scrivi il testo in modo chiaro e preciso.
- Usa le gomme.
- Affidati a colleghi che possono darci una visione esterna.
- Utilizzare grafici e immagini per accompagnare la lettura.
- Rivedere il testo, così come la sua estetica.
- Leggere e rileggere più volte il rapporto una volta terminato.
Questi, tra gli altri, sono alcuni dei suggerimenti che possono aiutarci a scrivere un report. Per questo, ti invitiamo, nei commenti, a lasciarci ulteriori suggerimenti a cui puoi pensare per la corretta compilazione di un report.