La matrice RACI viene utilizzata per assegnare e definire il grado di responsabilità che corrisponde a ciascuna delle persone che sono coinvolte nella realizzazione di un progetto.
È anche nota come matrice di allocazione delle responsabilità. Il suo scopo è quello di poter stabilire i diversi ruoli e responsabilità che ogni persona che si forma nella realizzazione di un progetto deve assumersi.
Di conseguenza, si consiglia di prepararlo all'inizio di un progetto. In modo che fin dall'inizio sia chiaro e stabilito il ruolo e la responsabilità che ogni persona che partecipa a un progetto si assumerà. Ciò garantisce anche una maggiore collaborazione da parte di tutti i partecipanti.
Cosa significa ogni lettera che compone il nome della matrice RACI
Il nome della matrice RACI è composto da quattro lettere e ogni lettera ha un significato. Il significato di ogni lettera è il seguente:
lettera R
Indubbiamente la R è la lettera che indica chi si assume la responsabilità. Questa lettera definisce il ruolo della persona incaricata di svolgere un determinato compito. Pertanto, ti assumi la responsabilità di consegnare i compiti completati nei tempi e nei modi stabiliti.
Lettera a
Allo stesso modo, la lettera A determina chi approva. Il ruolo della persona che agirà come approvatore è accettare e approvare l'attività inviata dalla persona responsabile. In altre parole, l'approvatore certifica che il lavoro è stato eseguito secondo i requisiti richiesti.
lettera C
Da parte sua, la lettera C indica chi è consultato. Di solito sono esperti o ben informati su un argomento e un compito che vengono consultati per avere opinioni e suggerimenti su alcuni aspetti dei compiti del progetto. L'esterno ha consultato il suo parere su alcuni aspetti che devono essere presi in considerazione nella realizzazione del progetto, in quanto esperto in materia.
Lettera I
Infine, la lettera I determina chi segnala. Il ruolo di queste persone coinvolge ogni individuo che deve essere informato sul processo di evoluzione e sviluppo dei compiti che fanno parte del progetto. Devono inoltre essere informati quando le attività sono state completate.
Vantaggi della creazione di una matrice RACI
I principali vantaggi che si ottengono quando si realizza una matrice RACI sono:
- I ruoli e le responsabilità di ciascuno dei partecipanti coinvolti in un progetto sono chiaramente definiti.
- È possibile determinare quale persona si assume la responsabilità di rendere i conti rispetto ai compiti o ai lavori che devono essere eseguiti.
- Consente di bilanciare i carichi di lavoro tra le persone, i team oi reparti coinvolti nello sviluppo del progetto.
- Semplifica il monitoraggio controllato dell'evoluzione e dell'esecuzione dei compiti e del lavoro necessari per completare con successo lo sviluppo del progetto.
Come costruire una matrice RACI
Per sviluppare una matrice RACI, è necessario seguire i seguenti passaggi:
Passo 1
Innanzitutto, le attività da eseguire all'interno di un progetto vengono determinate e posizionate come righe che compongono la matrice.
Passo 2
In secondo luogo, le persone coinvolte nello sviluppo del progetto sono identificate e collocate sotto forma di colonne all'interno della formazione della matrice.
Passaggio 3
Terzo, vengono poste le lettere della parola che compongono il nome della matrice RACI. Assegnando ciascuna lettera ad ogni task è possibile definire chi tra i soggetti coinvolti sarà responsabile, chi approva, chi viene consultato e chi deve essere informato nell'esecuzione di ogni task progettuale.
Passaggio 4
Infine, sarà possibile determinare se tutto il lavoro è ben distribuito, se c'è spazio vuoto e se ci sono duplicazioni. Questo per verificare che tutto sia ben formato ed evitare problemi successivi.
Vantaggi e svantaggi dell'applicazione di una matrice RACI
I vantaggi che si possono ottenere nella realizzazione di un progetto applicando la matrice RACI sono i seguenti:
1. Esiste un processo di comunicazione agile e semplice
La comunicazione di solito risulta essere più semplice e veloce, poiché la matrice RACI consente di visualizzare chiaramente il ruolo e la funzione che ogni persona dovrebbe svolgere. Questo non elimina, ma riduce al minimo i problemi di comunicazione tra le persone coinvolte nel progetto.
2. Migliora la produttività
Ovviamente, minimizzando i problemi di comunicazione, ciò contribuisce ad un migliore utilizzo del tempo e di conseguenza si ottiene un aumento della produttività. Il tempo di completamento per ogni attività è ridotto e questo semplifica il processo di esecuzione complessivo.
3. Corretta distribuzione del lavoro
Inoltre, la matrice RACI consente di visualizzare le responsabilità e le funzioni, in modo da poter identificare se il carico di lavoro è distribuito in modo proporzionato. Se è possibile determinare che un responsabile ha un carico di lavoro eccessivo assegnato, gli adeguamenti necessari vengono effettuati prima dell'esecuzione del progetto. Raggiungere una distribuzione più equilibrata degli oneri e delle responsabilità.
4. Le aspettative sono soddisfatte
Infatti, quando si applica questo strumento, i risultati ottenuti alla fine di un progetto sono molto simili ai risultati attesi all'inizio del progetto. Ciò si verifica perché è possibile controllare meglio tutte le attività che devono essere sviluppate. Inoltre, ogni persona sa nello specifico di cosa è responsabile nell'intero processo di esecuzione del progetto.
Sebbene i vantaggi siano grandi e numerosi, possono esserci anche degli svantaggi nella matrice RACI.
- All'inizio può essere eccessivamente complesso da applicare, il che ha un effetto negativo sulla sua comprensione.
- Nonostante la matrice RACI sia un ottimo strumento, non basta solo crearla, ma bisogna anche rispettarla.
- In linea con quanto sopra, per coloro che non hanno familiarità con la matrice, può essere costoso generarla per la prima volta.
- C'è la possibilità che ci siano progetti che non richiedono una pianificazione di questo tipo, quindi la creazione della matrice può essere più qualcosa che rallenta il progetto, che qualcosa che lo guida.
In conclusione, la matrice RACI è uno strumento molto utile che può essere applicato in qualsiasi tipo di progetto. Poiché determina i ruoli e le funzioni di tutte le persone che partecipano alla sua realizzazione. Ciò favorisce un miglior controllo e il raggiungimento di migliori risultati alla fine del progetto.